01Das Wichtigste zuerst
Ihre Hausverwaltung hat Ihnen einen Zugang zum ImmoMVP-Eigentümerportal eingerichtet. Diese Seite erklärt, welche Daten dort verarbeitet werden — und vor allem: wer dafür verantwortlich ist. Das sind zwei verschiedene Stellen, je nachdem, ob es um die Inhalte des Portals oder um Ihr Benutzerkonto geht.
Ihre Hausverwaltung entscheidet über die Inhalte
Alle Angaben zu Ihrem Eigentum, die Sie im Portal sehen — Objekt und Einheiten, Ihr Anteil, die Beschluss-Sammlung, Versammlungen, die an Sie gerichteten Schreiben und die freigegebenen Unterlagen —, stammen von Ihrer Hausverwaltung und werden von ihr verwaltet. Sie entscheidet auch, wen sie einlädt und was sie freigibt. Sie ist für diese Daten datenschutzrechtlich verantwortlich. Bei einer Gemeinschaft der Wohnungseigentümer kann neben oder an Stelle Ihrer Hausverwaltung auch die Gemeinschaft selbst verantwortlich sein; wer es genau ist und wie Sie gegebenenfalls deren Datenschutzbeauftragten erreichen, steht in der Datenschutzinformation Ihrer Hausverwaltung. Ihre Rechte können Sie in jedem Fall bei Ihrer Hausverwaltung geltend machen. Name und Anschrift Ihrer Hausverwaltung stehen in der Einladung und im Portal unter „Profil“.
ImmoMVP stellt dafür nur die Software bereit
Wir, die ImmoMVP UG (haftungsbeschränkt), betreiben das Portal im Auftrag Ihrer Hausverwaltung und verarbeiten diese Daten ausschließlich nach deren Weisung. Wir nutzen sie nicht für eigene Zwecke, verkaufen sie nicht und werten sie nicht aus. Grundlage ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.
Für Ihr Benutzerkonto sind wir selbst verantwortlich
Um das Portal zu nutzen, legen Sie ein eigenes, kostenloses ImmoMVP-Konto an oder verwenden ein bestehendes. Für dieses Konto — Anmeldung, Push-Benachrichtigungen und die Löschung des Kontos — sind wir selbst verantwortlich. Rechtsgrundlage ist der kostenlose Nutzungsvertrag mit Ihnen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Einzelheiten stehen in unserer Datenschutzerklärung. Für das Konto brauchen wir Ihre E-Mail-Adresse; ohne Konto können Sie das Portal nicht nutzen.
Was das für Sie bedeutet: Möchten Sie Auskunft über die Daten zu Ihrem Eigentum, ist eine Angabe falsch oder wollen Sie einer Verarbeitung widersprechen, wenden Sie sich bitte an Ihre Hausverwaltung. Nur sie darf darüber entscheiden. Ihre Kontaktdaten finden Sie im Portal unter „Profil“ bei „Ansprechpartner“. Geht es um Ihr Benutzerkonto, wenden Sie sich an uns. Erreicht uns versehentlich eine Anfrage zu den Inhalten, leiten wir sie an Ihre Hausverwaltung weiter und geben Ihnen Bescheid — beantworten dürfen wir sie nicht.
Das Portal ist für Sie kostenlos. Ein Abonnement brauchen Sie dafür nicht. Es gelten unsere Nutzungsbedingungen Eigentümerportal; Sie stimmen ihnen beim Einlösen zu.
02Was Sie im Portal sehen
Das Portal zeigt Ihnen ausschließlich Daten zu Ihrem eigenen Eigentum, und nur solange Ihr Eigentum und die Verwaltung bestehen (Einzelheiten unter 05). Hat Ihre Hausverwaltung Sie als werdenden Eigentümer erfasst, sehen Sie das Portal wie ein Eigentümer; ein Eigentum, das erst in der Zukunft beginnt, zeigt das Portal noch nicht. Angezeigt werden, soweit Ihre Hausverwaltung sie hinterlegt hat:
- Ihr Eigentum: Objekt, Ihre Einheiten mit Ihrem Anteil und dem Miteigentumsanteil Ihrer Einheit sowie der Zeitraum Ihres Eigentums
- bei einer Gemeinschaft der Wohnungseigentümer die Beschluss-Sammlung — auch mit Beschlüssen aus der Zeit vor Ihrem Erwerb. Ihre Hausverwaltung kann die Anzeige für das Objekt abschalten.
- Versammlungen ab der Einladung: Termin, Ort, Tagesordnung und die verkündeten Ergebnisse sowie Ihre eigene Einberufung als Kopie. Einzelne Stimmen, die Anwesenheit und Vollmachten zeigt das Portal nie.
- Meine Schreiben: die Kopien der Schreiben, die Ihre Hausverwaltung Ihnen als Eigentümer geschickt hat, etwa Einzelabrechnung, Vermögensbericht, Zahlungserinnerung, Sonderumlage, Mahnung und Einladung zur Versammlung — in der Fassung, die versendet wurde
- Unterlagen, die Ihre Hausverwaltung freigegeben hat — für alle Eigentümer oder nur für Sie, etwa Niederschrift, Teilungserklärung, Wirtschaftsplan, Gesamtabrechnung, Vermögensbericht, Eigentümerliste oder Eigentümerabrechnung
- die geschäftlichen Kontaktdaten Ihrer Hausverwaltung (Firma, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefon) und die Mitglieder des Verwaltungsbeirats mit Name und Funktion
Was Sie nicht sehen: Hausgeldkonten, Zahlungen und Rückstände anderer Eigentümer, die Rückstandsliste sowie E-Mail-Adressen und Telefonnummern anderer Eigentümer. Gesamtabrechnung, Vermögensbericht und Wirtschaftsplan, die ImmoMVP für das Portal erzeugt, enthalten keine Rückstandsliste; die Eigentümerliste enthält nur die Namen der Eigentümer je Einheit.
Angaben anderer Personen in freigegebenen Unterlagen: Freigegebene Unterlagen können Angaben anderer Eigentümer enthalten — eine Niederschrift etwa Namen von Teilnehmern, eine Eigentümerliste die Namen der Eigentümer je Einheit. Umgekehrt können Ihr Name und Ihre Anschrift in Unterlagen stehen, die Ihre Hausverwaltung für alle Eigentümer freigibt; sind Sie Mitglied des Verwaltungsbeirats, sehen die Eigentümer Ihren Namen und Ihre Funktion. Was freigegeben wird, entscheidet und verantwortet Ihre Hausverwaltung. Den Inhalt einer Datei, die sie selbst hochlädt, prüfen wir nicht. Halten Sie die Freigabe Ihrer Angaben für unzulässig, können Sie bei Ihrer Hausverwaltung widersprechen (Art. 21 DSGVO).
Ändern können Sie diese Angaben im Portal nicht. Halten Sie etwas für falsch, sprechen Sie Ihre Hausverwaltung an.
Das Portal ist kein Zustellweg. Die Anzeige eines Schreibens oder einer Einberufung im Portal ersetzt nicht die Zustellung. Ob und wann Ihnen ein Schreiben zugeht, richtet sich allein nach dem Weg, auf dem Ihre Hausverwaltung es Ihnen schickt, etwa per Post. Dass es im Portal erscheint oder Sie dazu eine Push-Mitteilung erhalten, ist dafür ohne Bedeutung. Ihr gesetzliches Recht, die Unterlagen der Gemeinschaft bei der Verwaltung einzusehen, bleibt unberührt; das Portal ersetzt es nicht.
03Was über Ihre Nutzung gespeichert wird
Erklärungen und Nachrichten: Derzeit geben Sie im Portal keine Erklärungen ab, laden nichts hoch und schreiben keine Nachrichten. Für Fragen wenden Sie sich direkt an Ihre Hausverwaltung, per E-Mail oder Telefon. Kommen später Funktionen hinzu, mit denen Sie im Portal etwas erklären, ergänzen wir diese Seite vorher.
Einlösen der Einladung: Lösen Sie eine Einladung ein, verknüpfen wir Ihr ImmoMVP-Konto mit Ihrem Eintrag bei Ihrer Hausverwaltung. Wir speichern dazu den Zeitpunkt der Einlösung und — wenn Sie sie bestätigt haben — die E-Mail-Adresse Ihres Kontos. Ihre Hausverwaltung sieht, ob und seit wann Sie den Zugang nutzen, und diese E-Mail-Adresse. Diese Angaben geben wir Ihrer Hausverwaltung in eigener Verantwortung weiter, damit sie erkennen kann, wer ihre Einladung eingelöst hat, und einen falsch eingelösten Zugang widerrufen kann (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Darauf weisen wir Sie auch vor dem Einlösen hin. Außerdem speichern wir beim Einlösen zu Ihrem Konto den Zeitpunkt und die Fassung der angenommenen Nutzungsbedingungen Eigentümerportal, die Fassung des Hinweistexts, den Sie dabei gesehen haben, ob Sie per Link oder per Code eingelöst haben, und den Bezug zum eingelösten Zugang. Das dient dem Nachweis, dass die Nutzungsbedingungen wirksam einbezogen wurden (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO), und bleibt bis zur Löschung Ihres Kontos gespeichert.
Bestätigung des Vertrags: Nach dem Einlösen schicken wir Ihnen eine E-Mail, die den Vertragsschluss bestätigt. Sie nennt den Zeitpunkt des Einlösens, den Namen Ihrer Hausverwaltung, die Fassung der Nutzungsbedingungen Eigentümerportal und enthält die Widerrufsbelehrung mit dem Muster-Widerrufsformular. Wir senden sie in unserem eigenen Namen als Vertragspartner an die bestätigte E-Mail-Adresse Ihres Kontos, über unseren E-Mail-Dienstleister Resend (Abschnitt 04); ist Ihre Adresse nicht bestätigt, senden wir sie nicht. Zweck ist die Bestätigung des Vertrags auf einem dauerhaften Datenträger, die das Gesetz für Verbraucherverträge im Internet verlangt (Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO, § 312f Abs. 2 BGB). Die einzelne E-Mail (Empfängeradresse, Inhalt, Versandstatus) löschen wir 30 Tage nach dem Versand oder dem gescheiterten Versandversuch aus unserem Postausgang, nicht versendete E-Mails 30 Tage nach ihrer Erstellung. Die Bestätigung selbst bleibt in Ihrem Postfach, solange Sie sie dort aufbewahren.
Was Ihre Hausverwaltung nicht sieht: Welche Unterlagen Sie im Portal öffnen oder herunterladen, zeigen wir ihr nicht an.
Schutz vor Missbrauch: Damit Einladungscodes nicht erraten werden können, zählen wir Fehlversuche beim Einlösen je Konto und je IP-Adresse (bei IPv6 je Adressbereich) für jeweils eine Stunde; nach zu vielen Fehlversuchen ist das Einlösen vorübergehend gesperrt. Ebenso begrenzen wir die Zahl der Abrufe von Dateien je Stunde. Die Zähler löschen wir nach zwei Tagen automatisch. Dafür sind wir selbst verantwortlich; Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb und am Schutz der Einladungen vor dem Erraten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, Erwägungsgrund 49).
Nutzungsanalyse: Eine ereignisbasierte Nutzungsanalyse findet nur statt, wenn Sie eingewilligt haben; sie enthält keine Namen, Adressen, Beträge oder Inhalte. Einzelheiten stehen in unserer Datenschutzerklärung.
04Ihr Zugang zum Portal
Einladung per E-Mail: Ihre Hausverwaltung kann Ihnen die Einladung per E-Mail schicken lassen. Wir versenden sie in ihrem Namen und Auftrag über unseren E-Mail-Dienstleister Resend, Inc. (USA); die Übermittlung erfolgt auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission zum EU-US Data Privacy Framework, unter dem Resend zertifiziert ist (Art. 45 DSGVO), und ergänzend der Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO); eine Kopie erhalten Sie auf Anfrage an datenschutz@immomvp.de. Einzelheiten und Restrisiken stehen in Abschnitt 06 unserer Datenschutzerklärung. Verarbeitet werden Ihre E-Mail-Adresse, der Name Ihrer Hausverwaltung und ihre Absenderangaben, die Bezeichnung des Objekts und die Gültigkeit der Einladung. Der Link in der E-Mail ist 14 Tage gültig. Nach dem Versand entfernen wir ihn aus unserer Warteschlange. Die einzelne E-Mail (Empfängeradresse, Inhalt, Versandstatus) löschen wir 30 Tage nach dem Versand oder dem gescheiterten Versandversuch, nicht versendete E-Mails 30 Tage nach ihrer Erstellung.
Einladung per Brief: Alternativ erstellt Ihre Hausverwaltung ein Schreiben mit einem 16-stelligen Code und schickt es Ihnen selbst. Der Code ist 30 Tage gültig. Das Schreiben speichern wir nicht.
Link und Code speichern wir nicht im Klartext, sondern nur als nicht umkehrbaren Prüfwert (Hash). Jede Einladung lässt sich nur einmal einlösen. Ihre Hausverwaltung kann eine Einladung jederzeit widerrufen oder neu ausstellen.
Anmeldung: Die Anmeldung läuft über den Authentifizierungsdienst Auth0 (Okta Inc.; Verarbeitung in der EU, Anbieter mit Sitz in den USA); dort entstehen Anmeldedaten und technische Protokolldaten, die dem sicheren Betrieb des Zugangs dienen. Nutzen Sie Push-Benachrichtigungen, speichern wir zusätzlich eine Gerätekennung, um Ihnen Mitteilungen zustellen zu können — etwa, dass Ihre Hausverwaltung zu einer Versammlung eingeladen oder ein Dokument für Sie freigegeben hat. Die Gerätekennung speichern wir erst, wenn Sie Mitteilungen in der Abfrage Ihres Geräts oder Browsers erlauben; für diese von Ihnen gewünschte Funktion ist sie unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Sie können Mitteilungen jederzeit in den Einstellungen Ihres Geräts abschalten. Diese Mitteilungen enthalten keine Namen und keine Titel von Dokumenten.
Ein Konto kann Zugänge bei mehreren Hausverwaltungen haben. Jede Hausverwaltung sieht nur ihren eigenen Zugang.
Welche Dienstleister wir insgesamt einsetzen und wo sie verarbeiten, ist in Anlage 2 des Auftragsverarbeitungsvertrags aufgeführt.
Für die Anmeldung und das Öffnen der Einladung speichert die App technisch notwendige Angaben auf Ihrem Gerät, den Einladungslink höchstens eine Stunde im Speicher des Browser-Tabs.
05Wann Ihr Zugang endet
Wenn Ihr Eigentum endet: Nach dem Ende Ihres Eigentums sehen Sie nur noch, was Ihre eigene Zeit betrifft: die Schreiben aus Ihrer Zeit als Eigentümer und die Unterlagen, die Ihre Hausverwaltung persönlich für Sie freigegeben hat. Beschluss-Sammlung, Versammlungen und Unterlagen für alle Eigentümer sehen Sie nicht mehr. Das gilt bis zum Ende des dritten vollen Kalenderjahres nach dem Ende Ihres Eigentums. Beispiel: Endet Ihr Eigentum am 15. Mai 2026, sehen Sie diese Unterlagen bis zum 31. Dezember 2029. Danach zeigt das Portal das Objekt nicht mehr.
Wenn die Verwaltung endet — etwa bei einem Verwalterwechsel oder wenn Ihre Hausverwaltung das Objekt abgibt —: Sobald die Verwaltung beendet ist, sehen Sie die Inhalte der Gemeinschaft und die Unterlagen für alle Eigentümer nicht mehr. Ihre persönlichen Schreiben und die persönlich für Sie freigegebenen Unterlagen bleiben noch drei Monate lesbar, damit Sie sie sichern können; danach endet der Zugang für dieses Objekt. Das Portal weist mit einem Hinweis darauf hin und nennt den letzten Tag. Dasselbe gilt, wenn Ihre Hausverwaltung das Objekt archiviert. Außerdem benachrichtigen wir Sie einmalig per E-Mail im Auftrag Ihrer Hausverwaltung an die bestätigte E-Mail-Adresse Ihres Kontos; die E-Mail nennt Ihre Hausverwaltung, das Objekt, das Ende der Verwaltung und den letzten Tag, an dem Ihre persönlichen Schreiben noch lesbar sind. Die einzelne E-Mail löschen wir 30 Tage nach dem Versand oder dem gescheiterten Versandversuch.
Durch Ihre Hausverwaltung: Ihre Hausverwaltung kann Ihren Zugang jederzeit widerrufen oder das Portal für ein Objekt abschalten. Löscht sie Ihren Eintrag als Kontakt, endet der Zugang ebenfalls.
Wenn Ihre Hausverwaltung ihr ImmoMVP-Konto löscht: Der Portalzugang besteht nur, weil sie Sie eingeladen hat — entfällt ihr Konto, entfällt auch der Zugang. Wir benachrichtigen Sie darüber einmalig per E-Mail; die einzelne E-Mail löschen wir 30 Tage nach dem Versand oder dem gescheiterten Versandversuch. Wir löschen alle Daten des Portals zu dieser Hausverwaltung endgültig: Ihren Zugang, die Freigaben und die Einstellungen. Ihr eigenes ImmoMVP-Konto bleibt bestehen, ebenso Zugänge bei anderen Hausverwaltungen.
Auf Ihren Wunsch: Ihren Zugang können Sie jederzeit beenden lassen — melden Sie sich dafür bei Ihrer Hausverwaltung oder schreiben Sie uns an datenschutz@immomvp.de. Löschen Sie Ihr ImmoMVP-Konto, enden alle Ihre Zugänge; die Verknüpfung mit Ihrem Konto und die dabei gespeicherte E-Mail-Adresse entfernen wir. Für die Löschung des Kontos gilt die Frist zur Wiederherstellung aus unserer Datenschutzerklärung.
Das Ende des Zugangs beendet nicht die Speicherung der Daten zu Ihrem Eigentum bei Ihrer Hausverwaltung; darüber entscheidet weiterhin sie.
06Speicherdauer
Die Daten zu Ihrem Eigentum werden so lange gespeichert, wie Ihre Hausverwaltung sie für die Verwaltung benötigt und gesetzliche Aufbewahrungspflichten es verlangen. Über die Löschung entscheidet sie, nicht wir.
Einladungen: Eine Einladung, die nicht eingelöst wurde, löschen wir zwölf Monate nach ihrem Ablauf oder Widerruf automatisch. Den Eintrag über einen eingelösten Zugang behält Ihre Hausverwaltung als Nachweis, wen sie wann eingeladen hat; widerruft sie den Zugang, lösen wir zugleich die Verknüpfung mit Ihrem Konto. Der Eintrag wird gelöscht, wenn Ihre Hausverwaltung Ihren Kontakt oder ihr Konto löscht. Einen gelöschten Kontakt kann sie noch 30 Tage wiederherstellen; der Zugang kommt dann nur als widerrufen und ohne Verknüpfung mit Ihrem Konto zurück.
Sicherungskopien: Zum Schutz vor Datenverlust erstellen wir täglich eine Sicherungskopie der Datenbank und bewahren sie 35 Tage auf; gelöschte Dateien bleiben 7 Tage wiederherstellbar. Gelöschte Daten sind deshalb noch bis zu 35 Tage in Sicherungskopien enthalten. Sie werden dort nicht weiter verwendet und nach Ablauf der Frist automatisch gelöscht.
07Ihre Rechte
Ihnen stehen die Rechte auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO) zu; eine Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).
Für die Inhalte des Portals richten Sie diese Rechte an Ihre Hausverwaltung — sie ist die verantwortliche Stelle. Wir unterstützen sie dabei technisch, dürfen Ihre Anfrage aber nicht eigenständig beantworten.
Für Ihr Benutzerkonto wenden Sie sich an uns: datenschutz@immomvp.de.
Unabhängig davon können Sie sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO), in der Regel bei der Behörde Ihres Wohnorts oder am Sitz der verantwortlichen Stelle. Für uns ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg zuständig.
08Sicherheit
Die Daten im Portal sind auf Datenbankebene strikt von denen anderer Hausverwaltungen getrennt. Bei jedem Abruf prüfen wir, ob Ihr Zugang das Angeforderte umfasst; was nicht zu Ihrem Eigentum gehört, meldet das Portal als „nicht gefunden“. Dateien liefern wir erst nach dieser Prüfung direkt aus — es gibt keine Download-Links, die man weitergeben könnte. Einladungslinks und Codes speichern wir nur als Prüfwert. Die Übertragung erfolgt verschlüsselt. Einzelheiten stehen in Anlage 1 des Auftragsverarbeitungsvertrags.
09Kontakt
Für Fragen zu den Daten zu Ihrem Eigentum: Ihre Hausverwaltung (Kontaktdaten im Portal unter „Profil“).
Für Fragen zu Ihrem Benutzerkonto und zum technischen Betrieb des Portals: ImmoMVP UG (haftungsbeschränkt), Vogesenstr. 5, 77767 Appenweier, datenschutz@immomvp.de.