Kommunikation | ImmoMVP Dokumentation

Chat mit Mietern, Schadensmeldungen bearbeiten, Benachrichtigungen, E-Mail-Versand und die Erkennung per Foto und KI.

Chat mit Mietern und Kollegen

Der Chat verbindet dich mit Mietern, Mitarbeitern und Kontakten, die ein verifiziertes ImmoMVP-Konto haben. Nachrichten kommen in Echtzeit an, auch als Push-Benachrichtigung.

Du findest den Chat hier:

Mobil: Tab Kommunikation mit den Reitern Chats und Kontakte.
Desktop: Nachrichten und Kontakte in der Seitenleiste.

Die Liste „Deine Nachrichten“ hat ein Suchfeld („Chat oder Person suchen…“). Es durchsucht Namen, die letzte Nachricht, Team-Kollegen und Kontakte.

Neuen Chat starten

Tippe in der Chat-Liste auf das +. Es öffnet sich „Neue Konversation“.
Gib eine E-Mail-Adresse oder einen Namen ein, oder wähle jemanden unter „Aus deinem Team“ oder „Aus Kontakten wählen“ (nur Kontakte mit E-Mail-Adresse).
Tippe auf Konversation starten. Bei einer fremden Adresse prüft ImmoMVP zuerst, ob dort ein verifiziertes Konto existiert.

Schneller geht es über einen Kontakt: Im Kontakt-Detail von Mietern oder Hausverwaltungen mit E-Mail-Adresse startet der Knopf Nachricht den Chat direkt.

Der Empfänger muss ImmoMVP schon einmal geöffnet haben

Für die Verschlüsselung braucht dein Gegenüber einen registrierten Schlüssel. Der entsteht beim ersten Öffnen der App. Bis dahin steht dort: „<Name> hat die Anwendung noch nicht geöffnet und kann noch keine verschlüsselten Nachrichten empfangen.“

Nachrichten und Anhänge

Text: 1 bis 2.000 Zeichen pro Nachricht.
Anhänge über die Büroklammer: Bild oder Video (JPG, PNG, GIF, MP4, MOV) oder Dokument (PDF), jeweils mit Bildunterschrift bis 2.000 Zeichen. Ein Anhang darf höchstens 15 MB groß sein.
Status: „Zugestellt“ und „Gelesen“ erscheinen unter deiner Nachricht. Wischst du seitlich, siehst du die Uhrzeit.
Fehlgeschlagen? Bei „Fehlgeschlagen · lang drücken zum Retry“ hältst du die Nachricht gedrückt, um sie erneut zu senden.
Kontaktkarte: Ein Tipp auf den Kopf des Chats zeigt E-Mail und Telefon mit „E-Mail kopieren“ und „Telefon kopieren“.
Chat löschen: In der Liste den Chat lange drücken, dann „Chat löschen?“. Der Verlauf wird nur bei dir ausgeblendet und bleibt für die Gegenseite bestehen.

Grenzen

Was	Limit
Nachrichten (Text und Anhänge)	20 pro Minute. Danach: „Du schreibst zu schnell. Bitte warte kurz...“
Anhang	15 MB
Neue Konversationen	10 pro Minute
Suche per E-Mail-Adresse	30 pro Stunde

Blockieren und Melden von Nutzern Demnächst

Verschlüsselung

Der Chat ist Ende-zu-Ende verschlüsselt („Ende-zu-Ende verschlüsselt“ im Chat). Nachrichten und Anhänge werden auf deinem Gerät verschlüsselt. Der Server sieht nur den Absendernamen und den Nachrichtentyp.

Neues Gerät: Der lokale Schlüssel liegt nur auf dem Gerät. Auf einem neuen Gerät steht: „Lokaler Schlüssel fehlt. Ältere Nachrichten können auf diesem Gerät nicht entschlüsselt werden.“ Neue Nachrichten funktionieren weiter.
Verbindung: Bricht die Echtzeit-Verbindung ab, holt die App neue Nachrichten stattdessen alle 60 Sekunden ab.
Push: Die Benachrichtigung zeigt den Absendernamen und „Neue Nachricht“, nie den Inhalt.

Schadensmeldungen bearbeiten

Mieter melden Schäden im Mieter-Portal (siehe Kapitel „Mieter-Portal“). Du bearbeitest sie so:

Öffne mobil Verwaltung › Schadensmeldungen (Desktop: Schäden). Ein Badge zeigt neue Meldungen. Zusätzlich gibt es das Dashboard-Widget „Schadensmeldungen“ und die globale Suche.
Oben siehst du Kennzahlen: Offen (mit „· n dringend“), Neu · ungelesen, In Bearbeitung (mit „n mit Handwerker beauftragt“) und Erledigt der letzten 90 Tage mit durchschnittlicher Dauer („Ziel ≤ 7 Tage“). Filter gibt es nach Status und Objekt, die Suche findet Titel, Objekt, Einheit oder Mieter. Neue Meldungen stehen oben, dringende zuerst.
Öffne eine Meldung und bearbeite sie im Detail.

Was du im Detail tun kannst

Status setzen: Neu, In Bearbeitung, Erledigt.
Interne Notiz schreiben. Sie ist nur für dich sichtbar.
Notiz an den Mieter schreiben. Der Mieter sieht sie im Portal und bekommt eine Push-Benachrichtigung („Neue Notiz zu deiner Schadensmeldung“). Der Text steht nie in der Push-Nachricht.
Kategorie und Dringend ändern.
Handwerker und Termin hinterlegen.
Fotos ergänzen, den Mieter anrufen oder das Objekt öffnen.
Meldung löschen: entfernt die Meldung mit allen Fotos endgültig.

Meldung selbst erfassen

Hat dich ein Mieter angerufen, erfasst du die Meldung mit Meldung erfassen: Objekt, optional Einheit („Ganzes Objekt / Gemeinschaftsfläche“), „Gemeldet von“ (Name und Telefon), Titel, Beschreibung, Kategorie, Dringend und Fotos. Gibt es für Objekt und Einheit genau einen aktiven Vertrag, verknüpft ImmoMVP die Meldung damit. Hat dieser Mieter Portalzugang, sieht er sie dort ebenfalls.

Keine Push-Benachrichtigung bei neuen Meldungen

Wenn ein Mieter eine Meldung einreicht, bekommst du keinen Push. Achte auf das Badge am Tab „Verwaltung“, das Dashboard-Widget und die Suche.

Archivierte Objekte sperren Änderungen an Meldungen. Im Lesemodus sind Erfassen und Speichern nicht möglich.

Push-Benachrichtigungen

Nach dem Login fragt ImmoMVP einmalig nach der Erlaubnis für Benachrichtigungen. Im Vordergrund zeigt die App sie als lokale Benachrichtigung, außer für den Chat, den du gerade geöffnet hast. Ein Tipp öffnet den passenden Bereich. Du kannst dich auf mehreren Geräten gleichzeitig benachrichtigen lassen.

Benachrichtigung	An wen	Wann
Neue Nachricht	Chat-Partner	Bei jeder neuen Nachricht
Neue Notiz zu deiner Schadensmeldung	Mieter	Du schreibst eine Notiz an den Mieter
Mieterportal: … hat die Einladung angenommen	Vermieter	Nur mit aktivem Automatismus „Portal-Ereignisse“ (standardmäßig aus, ab Plus)
Übergabeprotokoll verfügbar	Mieter	Nach Abschluss der Wohnungsübergabe
Indexmiete fällig, Staffelstufe, Mieterhöhung, Schreiben nicht zustellbar	Vermieter	Bei Fristen und Zustellproblemen
Mietrückstand	Vermieter	Ab dem 5. des Monats, ein Sammelhinweis pro Monat, zusätzlich per E-Mail
Miete eingegangen	Vermieter	Nach dem Bank-Abgleich, standardmäßig aus
Mahnvorschlag, Fristen	Vermieter	Bei fälligen Mahnungen und Fristen
Testphase endet bald, Testphase abgelaufen, Abo pausiert	Vermieter	Drei Tage vor Ende, nach Ablauf, bei fehlgeschlagener Zahlung
Antwort auf deine Rückmeldung	Antwortender Nutzer	Wenn wir auf deine Rückmeldung antworten

Einstellen: Die Schalter für „Miete eingegangen“, „Mietrückstand-Hinweis“ und „Portal-Ereignisse“ liegen unter Einstellungen › Automatisierung. Einen globalen Ein/Aus-Schalter in der App gibt es nicht, nutze dafür die Einstellungen deines Geräts.
Pausiertes Abo: Automatische Benachrichtigungen (Push und E-Mail) stoppen. Chat-Nachrichten kommen weiter an.

E-Mail-Versand im Auftrag

ImmoMVP versendet E-Mails in deinem Namen: Einladungen, Mahnungen, Index-, Staffel- und Mieterhöhungsschreiben sowie das Übergabeprotokoll.

Absender: Schreiben in deinem Auftrag kommen als „<dein Name> via ImmoMVP“ an. Antwortet der Mieter, geht die Antwort an deine Adresse (Antwort-an). Systemmails wie Einladungen kommen von „ImmoMVP“.
Empfängeradresse: ImmoMVP nimmt die erste gültige: E-Mail im Mietvertrag, dann der eindeutige Mieter-Kontakt, dann die E-Mail aus dem Mieter-Portal, dann die der Einladung. Ohne gültige Adresse wird nicht versendet.
Zustellung: ImmoMVP versucht einen Versand bis zu 5 Mal. Schlägt er endgültig fehl, bekommst du einen Push und einen Vermerk am Vorgang.
Tageslimit: 200 von dir ausgelöste Schreiben pro Konto und Tag (zählt für Index-, Staffel- und Mieterhöhungsschreiben, das Übergabeprotokoll und manuell freigegebene Mahnungen). Erreichst du das Limit, erzeugst du das Dokument weiter ohne E-Mail-Versand, und ab dem nächsten Tag geht der Versand wieder. Mehr Bedarf? Schreib an info@immomvp.de.

KI- und Texterkennung

Die Berechnungen in ImmoMVP laufen nach festen Regeln. Erkennung und Vorschläge aus Fotos und Dokumenten kommen von einer Kombination aus Texterkennung und KI. Die Ergebnisse füllen nur Formulare vor, du prüfst und bestätigst immer selbst.

Funktion	Wo	Was passiert
Beleg scannen	Finanzen › Belege › Beleg erfassen › Beleg scannen	Foto oder PDF. Erst wird eine E-Rechnung (ZUGFeRD, Factur-X, XRechnung) lokal gelesen, ohne Upload. Sonst liest eine Texterkennung (OCR) das Bild. Nur wenn das nicht reicht, hilft die KI. Erkannt werden Titel, Brutto-Betrag, Datum, Kategorie und Anschrift. ImmoMVP schlägt dazu Objekt und Einheit vor.
Dokumente scannen	Objekt, Nebenkosten	Mehrseitige Stapel werden in einzelne Belege getrennt, Betrag, Datum und Kostenart erkannt und dem Objekt zugeordnet.
Zählerstand per Foto	Objekt, Zähler, Zählerstand erfassen	Liest Zählernummer, Stand, Typ und Einheit samt Sicherheit der Erkennung.
Nebenkosten-Vorjahr aus PDF	Nebenkosten, Vorjahresabrechnung	Schlägt Kostenarten, Vorauszahlung und Verbrauch vor.
Import-Assistent	Einstellungen › Datenimport	Schlägt die Spaltenzuordnung und Dokumentkategorien vor. Dabei gehen nur Beispielzeilen, Ordner- und Dateinamen an die KI.

Die Belegerkennung steht dir in jedem Tarif zur Verfügung. Die Verarbeitung läuft auf Servern in der EU (Frankfurt).

Tageslimit

Pro Konto und Tag sind 200 KI- und Texterkennungs-Aufrufe möglich. Sie gelten gemeinsam für alle genannten Funktionen. Teammitglieder teilen sich das Limit des Kontoinhabers.
Das Zeitfenster beginnt um Mitternacht (UTC), in Deutschland also in den frühen Morgenstunden.
Ein gescanntes Bild kann bis zu 2 Aufrufe verbrauchen (Texterkennung und KI als Fallback), ein PDF einen, eine lesbare E-Rechnung keinen.
Pro Anfrage sind höchstens 8 Bilder und etwa 9 MB möglich.

Limit erreicht

Zeigt die App „API Limit erreicht (Quota/Rate-Limit). Bitte warte kurz und versuche es erneut.“, kann das auch das Tageslimit sein. Dann hilft warten nicht kurz, sondern bis zum nächsten Tag. Erfasse den Beleg in der Zwischenzeit von Hand.

Im Lesemodus (abgelaufene Testphase, pausiertes Abo) sind die Erkennungsfunktionen gesperrt.