Was ein Vorgang ist
Ein Vorgang ist alles, was du bearbeiten musst und nachverfolgen willst. Schadensmeldungen deiner Mieter und deine eigenen Aufgaben stehen im Bereich Vorgänge in einer gemeinsamen Liste. Jeder Vorgang hat eine Nummer (zum Beispiel „V-123“), einen Status, eine Priorität und optional eine zuständige Person.
Es gibt diese Arten: Schaden, Aufgabe, Mietrückstand, Frist, Indexanpassung und Sonstiges.
Web-Portal: Vorgänge in der Seitenleiste unter „Überblick“. Dort steht der Eintrag, der vorher „Aufgaben“ hieß, und der Eintrag „Schäden“ entfällt.
In den Apps aus dem App Store und von Google Play gelten bis zum nächsten Update noch die bisherigen Bereiche. Dort bearbeitest du Schadensmeldungen wie im Kapitel „Kommunikation“ und Aufgaben wie im Kapitel „Objekte & Mietverträge“ beschrieben. Beide Wege arbeiten auf denselben Daten: Was du in der App änderst, steht auch im Web.
Zum Anlegen und Ändern brauchst du Schreibrecht für „Schadensmeldungen und Aufgaben“ (siehe Kapitel „Team & Organisation“). Im Lesemodus sind „Meldung erfassen“ und „Vorgang“ gesperrt, die Tooltips sagen „Im Lesemodus nicht möglich“.
Die Liste
Oben stehen die Knöpfe Meldung erfassen und Vorgang, darunter Kennzahlen, Hinweise, die Reiter, die Suche und die Filter. Neue Vorgänge stehen zuerst. Lange Listen lädst du mit Mehr laden weiter.
Kennzahlen
Das Band zeigt vier Felder. Ein Tipp setzt den Reiter und die Liste darunter. Das aktive Feld trägt einen Strich.
- Eingegangen, In Bearbeitung und Wartet zeigen, wie viele Vorgänge in diesem Status liegen.
- Wiedervorlage fällig zeigt offene Vorgänge, deren Wiedervorlage heute oder früher erreicht ist. Tippst du erneut darauf, schaltest du den Filter wieder aus.
Reiter
Die Reiter heißen Offen (alles, was nicht geschlossen ist), Eingegangen, In Bearbeitung, Wartet und Geschlossen. Jeder Reiter zeigt seine Anzahl.
Suche
Das Suchfeld („Titel, Nummer, Objekt, Mieter …“) sucht über alle Vorgänge im gewählten Reiter. Am Rechner steht es rechts neben den Reitern, mobil in der Reiterleiste.
Filter
Unter den Reitern liegt eine Leiste mit den Filtern Objekt, Einheit, Zuständig, Art, Priorität und Wiedervorlage. Ein Tipp auf einen Filter öffnet das Fenster „Filter“. Ein gesetzter Filter zeigt seinen Wert, bei mehreren Auswahlen den ersten Wert und „+ n“. Zurücksetzen löscht alle Filter.
- Art und Priorität: Du wählst eine oder mehrere (Niedrig, Normal, Hoch, Dringend).
- Zuständig: Alle, Ich, Niemand oder eine bestimmte Person über „Person wählen …“.
- Objekt und Einheit: Die Einheit wählst du erst, wenn ein Objekt gewählt ist und es Einheiten hat. Ein anderes Objekt setzt die Einheit zurück.
- Wiedervorlage: „Ab“ und „Bis“ mit je einem Datum.
- Sortierung: Neueste zuerst, Wiedervorlage, Priorität oder Nummer. Das Fenster schließt du mit Anwenden, „Alles zurücksetzen“ stellt den Anfang wieder her.
Reiter, Suche und Filter wirken zusammen. Passt nichts, steht dort „Keine Vorgänge für diese Auswahl“ mit dem Knopf Filter zurücksetzen.
Die Zeilen
Am Rechner zeigt die Tabelle die Spalten Nr., Vorgang, Priorität, Zuständig, Wiedervorlage und Status. Unter dem Titel stehen Objekt, Einheit und Art. Eine fällige Wiedervorlage ist orange. Mobil hat jede Zeile zwei Zeilen mit Titel und Status, darunter Nummer, Objekt und Priorität. Ein Tipp öffnet die Vorgangsseite.
Vorgang anlegen und Meldung erfassen
Vorgang
- Tippe oben auf Vorgang. Es öffnet sich „Neuer Vorgang“.
- Gib den Titel ein (Pflicht, bis 200 Zeichen). Ohne Titel bleibt Anlegen gesperrt.
- Wähle die Art: Aufgabe, Mietrückstand, Frist, Indexanpassung oder Sonstiges. Die Art „Schaden“ legst du nicht hier an, sondern über „Meldung erfassen“.
- Optional wählst du Objekt und Einheit und schreibst eine Beschreibung (bis 4.000 Zeichen).
- Wähle die Priorität und tippe auf Anlegen. Danach öffnet sich der neue Vorgang.
Ist in der Liste schon ein Objekt gefiltert, schlägt das Fenster es vor. Hast du Schreibrecht nur für einzelne Objekte, kannst du nur dort anlegen.
Einen Vorgang ohne Objekt sehen auch Mitarbeiter, die nur für einzelne Objekte zuständig sind. Schreibe in einen solchen Vorgang deshalb keine Mieternamen oder andere Details, die nur für ein bestimmtes Objekt gedacht sind.
Meldung erfassen
Hat dich ein Mieter angerufen, tippst du auf Meldung erfassen („Meldung selbst anlegen, z. B. aus einem Telefonat“). Das Formular ist dasselbe wie in der Schadensmeldung, die Felder stehen im Kapitel „Kommunikation“. Danach öffnet sich die neue Meldung als Vorgang der Art „Schaden“.
Die Vorgangsseite
Ein Tipp auf eine Zeile öffnet die Vorgangsseite. Oben links bringt dich „Vorgänge“ zurück zur Liste, die Liste behält Reiter, Filter und Scrollposition.
Der Kopf
Der Kopf zeigt Nummer und Art („V-123 · Aufgabe“), den Titel und das Status-Segment.
- Status: Eingegangen, In Bearbeitung, Wartet, Geschlossen. Ein Tipp setzt den Status sofort.
- Priorität: Niedrig, Normal, Hoch, Dringend.
- Zuständig: Du wählst eine Person aus der Liste („Inhaber“ oder ihre Rolle steht darunter, du selbst mit „(ich)“) oder „Niemand“. Die Liste zeigt nur Personen, die den Vorgang auch sehen dürfen.
- Wiedervorlage: Morgen, In einer Woche, In zwei Wochen, In einem Monat oder „Datum wählen …“. Mit „Entfernen“ löschst du sie. Ist der Tag erreicht, wird das Datum orange.
- Fällig am: nur bei Vorgängen, die keine Schäden sind.
- Art: Bei Aufgaben änderbar (Aufgabe, Mietrückstand, Frist, Indexanpassung, Sonstiges). Bei einem Schaden steht dort „Die Art einer Schadensmeldung ist fest.“
Die Knöpfe oben rechts: Objekt öffnen springt zum Objekt, bei Aufgaben gibt es zusätzlich Bearbeiten und Löschen. Ohne Schreibrecht sind Status und Felder gesperrt.
Vorgang zu einem Schaden
Links steht die Meldung des Mieters. Dort bearbeitest du sie wie in der Schadensmeldung:
- Meldung mit Kategorie, Beschreibung, Objekt, Einheit und Melder. Den Mieter rufst du von hier an.
- Fotos ansehen und mit „Fotos ergänzen“ weitere hochladen.
- Handwerker und Termin hinterlegen („Beauftragt: …“).
- Interne Notiz („nur für dich“) und Notiz an den Mieter. Die Notiz an den Mieter sieht dieser im Portal und bekommt dazu einen Push. Der Text steht nie in der Push-Nachricht. Mit Speichern sicherst du beide.
- Meldung löschen entfernt die Meldung mit allen Fotos endgültig.
Status und Priorität setzt du im Kopf der Vorgangsseite. „Dringend“ bei der Priorität ist dasselbe wie „Dringend“ an der Meldung, einen zweiten Schalter dafür gibt es nicht.
Vorgang zu einer Aufgabe
- Titel, Beschreibung und Fälligkeit änderst du mit Bearbeiten („Vorgang bearbeiten“). Die Fälligkeit entfernst du dort wieder.
- Notizen: Schreibe unter „Notizen“ einen Text („Notiz hinzufügen …“) und tippe auf Notiz speichern. Mit „Notiz löschen“ entfernst du eine Notiz. Die Anzeige zeigt eine neue oder gelöschte Notiz beim nächsten Öffnen.
- Rechts steht die Karte Objekt mit Objekt und Einheit und dem Knopf „Objekt öffnen“.
- Löschen („Vorgang löschen?“) entfernt den Vorgang mit Beschreibung und Notizen endgültig. Das kann niemand zurückholen.
Verlauf
Der Verlauf listet in einer gemeinsamen Zeitleiste, was am Vorgang passiert ist, die neueste Änderung zuerst: wer wann den Status, die Priorität, die Zuständigkeit, die Wiedervorlage, die Fälligkeit, den Titel, das Objekt oder die Art geändert hat. Bei einem Schaden stehen auch die Ereignisse der Meldung darin, etwa „Mieter meldet den Schaden“ oder „Schadensmeldung erfasst“. Der Verlauf lässt sich nicht bearbeiten.
Was der Mieter sieht
Der Mieter sieht im Portal weiter nur die Meldung, wie im Kapitel „Mieter-Portal“ beschrieben. Dein Status wird so übertragen:
| Dein Status im Vorgang | Das sieht der Mieter |
|---|---|
| Eingegangen | Neu |
| In Bearbeitung | In Bearbeitung |
| Wartet | In Bearbeitung |
| Geschlossen | Erledigt |
„Wartet“ ist also nur für dich und dein Team da, zum Beispiel, wenn du auf einen Handwerker wartest. Zuständigkeit und Wiedervorlage bleiben intern, der Mieter sieht sie nie. Das gilt auch für die interne Notiz. Sichtbar für den Mieter sind die Notiz an ihn, ein beauftragter Handwerker mit Termin und die Dringend-Markierung.
Hinweise: Rückstände und Fristen
ImmoMVP berechnet laufend, wo etwas ansteht: Mietrückstände und Fristen (zum Beispiel Indexanpassung, Staffelstufe, Vertragsende). Das sind noch keine Vorgänge. Sie stehen als Block Hinweise über der Liste. Der Titel nennt die Anzahl („Hinweise, 3 ohne Vorgang“), mit „Einklappen“ und „Anzeigen“ blendest du die Zeilen ein und aus.
Als Vorgang übernehmen
Tippe an einer Zeile auf Als Vorgang übernehmen. ImmoMVP legt den Vorgang an („Als Vorgang übernommen.“) und öffnet ihn. Ein Hinweis wird nur einmal ein Vorgang: Gibt es schon einen offenen, öffnet ImmoMVP diesen. Ein Tipp auf den Text der Zeile öffnet den Hinweis selbst.
Ohne Objekt nicht übernehmbar
Manche Zeilen tragen statt des Knopfs den Text Ohne Objekt nicht übernehmbar. ImmoMVP kann dann kein Objekt zum Hinweis finden, zum Beispiel bei einem Darlehen ohne Objekt oder solange die Verträge noch laden. Ein Vorgang ohne Objekt wäre für alle Mitarbeiter sichtbar, auch für die, die nur ein anderes Objekt betreuen, und sein Titel enthält oft den Namen des Mieters. Der Hinweis bleibt deshalb als Hinweis stehen. Bei einer Frist zur Schlüssel-Rückgabe steht der Name des Empfängers nie im Vorgang.
Alle Hinweise
Über Alle Hinweise öffnest du die Seite „Hinweise“. Sie ist das Aufgaben-Zentrum ohne deine eigenen Aufgaben (die sind jetzt Vorgänge) und bringt dich mit dem Zurück-Pfeil zur Liste.
- Reiter: Offen, Wiedervorlage, Erledigt. Die Abschnitte heißen „Mietrückstände“, „Verträge & Fristen“ und „Hat schon einen Vorgang“. Auch Hinweise mit offenem Vorgang bleiben dort sichtbar, damit Monate, Mahnung und „Zahlung buchen“ nicht verloren gehen.
- Kennzahlen: Offener Rückstand, Nächste Frist, Auf Wiedervorlage und Erledigt im aktuellen Monat.
- Zurückstellen: Im Detail eines Hinweises stellst du ihn bis zu einem Datum zurück. Er steht dann im Reiter „Wiedervorlage“ und kommt wieder, wenn der Tag erreicht ist.
- Erledigen: „Als erledigt markieren“ legt den Hinweis in den Reiter „Erledigt“, wo er 90 Tage steht.
- Schnellaktionen in den Karten: bei Mietrückständen „Mahnung erstellen“, „Notiz / Vertagen“ und „Zahlung buchen“, bei Fristen zum Beispiel „Mieterhöhungsschreiben“, „Zustimmung erfassen“ oder „Öffnen“ zum Sprung in den Vertrag.
Das Mahnwesen und die Zahlungen beschreiben das Kapitel „Mahnwesen & Automatisierung“ und das Kapitel „Finanzen“.
Push-Benachrichtigungen
Zu Vorgängen gibt es zwei Pushs. Sie enthalten nie den Text einer Meldung und nie den Namen eines Mieters.
| Benachrichtigung | An wen | Wann |
|---|---|---|
| Neue Schadensmeldung („Zu <Objekt> ist eine neue Meldung eingegangen.“) | Der Inhaber und Mitarbeiter, die dem Objekt zugewiesen sind, das Objekt sehen und für „Schadensmeldungen und Aufgaben“ Leserecht haben | Wenn ein Mieter im Portal eine Meldung einreicht |
| Vorgang zugewiesen („V-123 wurde dir zugewiesen.“) | Die Person, die du als Zuständige wählst | Sobald du die Zuständigkeit setzt. Wenn du dich selbst wählst, bekommst du keinen Push. |
Ein Tipp auf den Push öffnet den passenden Bereich. Ob Push auf deinem Gerät ankommt, hängt an der Erlaubnis deines Geräts (siehe Kapitel „Kommunikation“).
Vorgänge im Herausgabe-Paket
Verwaltest du Objekte für andere Eigentümer, enthält das Herausgabe-Paket (siehe Kapitel „Hausverwaltung“) auch Vorgänge. Was dazugehört, hängt von der Art ab:
- Schadens-Vorgänge sind immer enthalten, wenn auch die Meldung im Paket ist.
- Aufgaben sind nur enthalten, wenn du beim Erstellen den Haken Titel interner Aufgaben mitgeben setzt. Er ist standardmäßig aus. Dann stehen Titel, Status, Daten und Verlauf im Paket.
- Beschreibungen und Notizen interner Aufgaben bleiben immer intern, auch mit Haken.
Deine Wahl steht im Nachweis des Pakets und in der Lies-mich-Datei. Aufgaben tragen keine Einheit. Hat das Objekt Einheiten, die du ausnimmst oder abgetrennt hast, bleiben Aufgaben ohne Einheit draußen, und das Paket vermerkt es.