Mahnwesen & Automatisierung

So läuft das Mahnwesen

Das Mahnwesen erstellt aus offenen Mieten Mahnvorgänge und Entwürfe, berechnet Verzugszinsen und archiviert jede Mahnung mit Nachweis. Du findest es unter Finanzen › Mahnwesen oder über die Aufgabe „Mahnung erstellen“. Es gehört zum Tarif ab Plus. Darunter zeigt ImmoMVP „Mahnwesen gesperrt“.

Der Standardablauf:

1. Eine Miete wird fällig und bleibt offen.
2. Nach Karenz und Mindestrückstand erscheint ein Vorgang in der Liste.
3. Du erstellst die Mahnung als Entwurf und prüfst die Vorschau.
4. Du gibst frei und versendest per E-Mail oder als PDF.
5. Zahlt der Mieter, buchst du die Zahlung, und der Vorgang ist erledigt.

Voraussetzungen

• Gepflegte Zahlungen: Mahnungen sind nur so gut wie deine Zahlungsdaten. Importiere Kontoauszüge oder erfasse Zahlungen manuell. Die Liste warnt, wenn die Zahlungsdaten älter als 7 Tage sind, und deutlicher ab 30 Tagen.
• Absender-E-Mail: Hinterlege unter Einstellungen › Absender & Dokumente eine Kontakt-E-Mail. Ohne sie ist der E-Mail-Versand blockiert, und ein Banner „Kontakt-E-Mail fehlt“ erscheint. Den PDF-Download kannst du weiter nutzen.
• Mieter-E-Mail: Sie muss im Mietvertrag stehen, damit ein E-Mail-Versand möglich ist.
• Angaben im Mietvertrag: „Mieter ist“ (Verbraucher oder Unternehmer) und der Fälligkeitstag der Miete.

Der Basiszinssatz für die Verzugszinsen ist im System hinterlegt. Du musst ihn nicht pflegen.

Verwalter dürfen mahnen. Steuerberater können Mahnungen nur lesen. Die Einstellungen ändern nur Eigentümer und Admin.

Vorgänge, Entwürfe und Versand

Vorgänge entstehen automatisch beim Öffnen der Liste, sobald eine fällige Miete offen ist und Karenz sowie Mindestrückstand überschritten sind. Die Liste ist gruppiert in Mahnfällig, Entwurf bereit, In Karenz, Pausiert und Erledigt. Du kannst suchen und filtern.

1. Öffne einen Vorgang. Die Karte zeigt offene Miete, Zinsen, Mahnkosten, Pauschale und die Mahnsumme.
2. Tippe auf Mahnung (Stufe n) als Entwurf erstellen. Mehrere Entwürfe erstellst du mit Entwürfe erstellen.
3. Prüfe das PDF mit Vorschau öffnen.
4. Tippe auf Entwurf freigeben und wähle den Weg:
   • Per E-Mail senden: Das PDF geht als Anhang an den Mieter. Dabei entfällt die Mahngebühr, weil kein Porto anfällt.
   • Nur PDF – selbst versenden: Das PDF liegt im Objektarchiv unter „Mahnungen“ und gilt als versandt. Die Zustellung übernimmst du.

Mit der Freigabe wird der Betrag eingefroren und das PDF archiviert.

Weitere Aktionen

• Verwerfen eines Entwurfs und Stornieren eines Vorgangs.
• Mahnsperre setzen oder aufheben, zum Beispiel bei einer Ratenzahlung.
• Zu den Zahlungen springt in die Transaktionen, vorgefiltert auf den Vertrag.
• Zinsabrechnung erstellen: einmal je Vorgang, nach vollständiger Zahlung. Sie berechnet die Restzinsen bis zum Zahlungstag und prüft die Verjährung. Sie entsteht nie automatisch.

Lesen, Stornieren und die Mahnsperre funktionieren in jedem Tarif. Vorschau, Entwurf, Versand, Zinsabrechnung und Einstellungen brauchen Plus.

Einstellungen

Öffne Mahnwesen › Einstellungen. Die Einstellungen gelten für alle Objekte.

• Mahnwesen aktiv: Bei „an“ erzeugt ImmoMVP Entwürfe. Der Versand bleibt bei dir.
• Karenz: Tage nach Fälligkeit, bevor ein Vorgang entsteht. Standard 5 Tage (0 bis 90).
• Mindestrückstand: Standard 10,00 €. Das ist eine wirtschaftliche, keine rechtliche Grenze.
• Stufen: je Stufe Abstand, Gebühr und Zahlungsfrist, optional eine eigene Dokumentvorlage.
• Automatischer Versand bis Stufe: Standard 1, steuerbar ab Pro.
• Verzugszinsen berechnen: mit Zinsbeginn „Fälligkeit“ oder „1. Mahnung“.
• Pauschale: die 40-€-Pauschale, siehe unten.
• Feiertage: Bundesland und zusätzliche Gemeindefeiertage.

Karenz, Mindestrückstand, Fristen und Gebühren sind schon in Plus voll einstellbar.

Mahnstufen und Standardwerte

ImmoMVP kennt bis zu drei Stufen. Die Zahlungsfrist beträgt mindestens 3 Tage.

Alle Werte kannst du in den Einstellungen anpassen. Die Fälligkeit liegt am 3. Werktag. Der Samstag zählt dabei nicht als Werktag. Nur fällige Forderungen werden gemahnt. Hinweise zu Kündigungsschwellen erscheinen nur als Information, ImmoMVP löst dazu nie eine Aktion aus.

Verzugszinsen und 40-€-Pauschale

Verzugszinsen

• Der Zinssatz ist der Basiszinssatz plus 5 Prozentpunkte.
• Es sind 9 Prozentpunkte, wenn der Mieter Unternehmer ist und das Objekt steuerlich Betriebsvermögen ist. Das stellst du am Objekt unter „Profi-Daten“ in der steuerlichen Zuordnung ein.
• Es gibt keinen Zinseszins und nie einen negativen Satz.

Zahlungen werden so angerechnet

Zuerst gilt der Zielmonat der Zahlung. Innerhalb eines Monats werden erst Kosten, dann Zinsen und zuletzt die Miete getilgt.

40-€-Pauschale

Die Pauschale nach § 288 Abs. 5 BGB gilt nur gegenüber Unternehmern. Sie fällt je Monatsforderung an und nie zusätzlich zur Mahngebühr. Du kannst sie in den Einstellungen abschalten. Erzwingen lässt sie sich nicht.

Zustellnachweis

Bei jeder per E-Mail versendeten Mahnung zeigt ein Status-Chip den Stand: eingereiht, versendet, zugestellt, verzögert, Spam-Beschwerde, unzustellbar oder fehlgeschlagen. Tippe auf Zustellung, um den Verlauf zu öffnen.

• Das Detail zeigt Verlauf, Nachrichten-ID und Prüfsumme des PDFs (SHA-256).
• Mit Versandprotokoll exportieren speicherst du den Nachweis.
• Mit Versendete PDF herunterladen holst du die Mahnung, wie sie verschickt wurde.

Ist eine Mahnung unzustellbar, sperrt ImmoMVP die weitere Zustellung und schickt dir eine Benachrichtigung. Du hebst die Sperre mit Sperre aufheben auf, sobald die Mieter-E-Mail stimmt.

Die E-Mail kommt im Namen deines Absenders („Absendername via ImmoMVP“). Antworten gehen direkt an deine hinterlegte Adresse. Das Schreiben trägt keine ImmoMVP-Marke.

Pro Konto sind höchstens 200 E-Mails am Tag möglich, die du selbst auslöst.

Automatischer Versand ab Pro

Im Tarif Pro kann ImmoMVP Mahnungen bis zu einer Stufe von selbst versenden. Das ist eine bewusste Entscheidung: Du schaltest es selbst ein, und der Standard ist „Nur vorschlagen“. Der Schalter liegt unter Einstellungen › Automatisierung › Mahnung vorschlagen. Die Stufe legst du in den Mahnwesen-Einstellungen fest („Automatischer Versand bis Stufe“, Standard 1). Beim Einschalten bestätigst du einen Dialog. Er weist dich auf den Pflegestand deiner Zahlungsdaten hin.

In Plus ist „Nur vorschlagen“ die höchste Einstellung. ImmoMVP erstellt Entwürfe, und du gibst frei.

Sicherheitsnetze

Der automatische Versand greift nicht, wenn eines davon zutrifft. Es entsteht dann ein Entwurf, und du entscheidest.

• Für den Vertrag besteht eine Mahnsperre.
• Der Rückstand liegt unter dem Mindestrückstand.
• Die eingestellte Stufe ist erreicht.
• Die Mieter-E-Mail fehlt oder ist ungültig.
• Beim Versand tritt ein Fehler auf.
• Sicherheitsnetz Vertragssaldo: Decken die Zahlungen der letzten 3 Monate das Soll und gibt es Hinweise auf eine Fehlzuordnung, mahnt ImmoMVP nicht automatisch. Du erhältst die Nachricht „Mahnung zurückgehalten … Bitte Zahlungen den richtigen Monaten zuordnen.“ Das Netz endet 6 Monate nach der letzten Fehlzuordnung.

Automatisierung im Überblick

Unter Einstellungen › Automatisierung siehst du, was ImmoMVP im Hintergrund für dich erledigt. Die Seite zeigt je Automatismus, woher die Werte kommen, was passiert, worauf es wirkt, wann es zuletzt lief und wann der nächste Lauf ansteht. „Noch nie gelaufen“ bedeutet genau das. Es gibt keine erfundenen Termine.

• Auf dem Smartphone erreichst du die Einstellungen über dein Profil oben rechts. Im Web-Portal liegen sie am Fuß der Seitenleiste.
• Nur der Kontoinhaber ändert Schalter. Mitarbeiter lesen nur.
• Ein Schalter gilt nur für den automatischen Ablauf. Manuelle Aktionen wie „Auf offene anwenden“ funktionieren weiterhin.
• Kein Automatismus verschickt oder bucht still ohne dein Einverständnis. Die Ausnahmen sind die automatische Mietzuordnung (Standard), der Mahn-Auto-Versand (nur auf Wunsch) und Buchungsregeln mit „Automatisch verbuchen“ (nur auf Wunsch).

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