Was das Eigentümerportal ist
Das Eigentümerportal ist der Zugang für die Eigentümer, die du verwaltest: die Wohnungseigentümer deiner Gemeinschaften und die Eigentümer, für die du Objekte verwaltest (Miet- oder Sondereigentumsverwaltung). Ein Eigentümer sieht dort nur sein eigenes Eigentum, die Schreiben, die du ihm geschickt hast, die Unterlagen, die du freigibst, und bei einer Gemeinschaft die Beschluss-Sammlung und die Versammlungen.
- Das Portal ist nur lesend. Eigentümer laden nichts hoch und schreiben keine Nachrichten; für Fragen rufen sie dich an oder schreiben dir eine E-Mail.
- Für Eigentümer ist das Portal kostenlos. Sie brauchen ein eigenes ImmoMVP-Konto, aber kein Abo. Für sie gelten nicht die AGB, sondern die Nutzungsbedingungen Eigentümerportal; denen stimmen sie beim Einlösen der Einladung zu.
- Das Portal ist kein Zustellweg. Einberufungen und Schreiben verschickst du weiter wie bisher. Unter jedem Schreiben im Portal steht: „Die Anzeige im Portal ersetzt nicht die Zustellung.“
- Das Eigentümerportal wird schrittweise freigeschaltet. Ist es für dein Konto noch nicht freigeschaltet, steht dort: „Das Eigentümerportal ist für dein Konto noch nicht freigeschaltet. Einladungen und Einstellungen sind erst danach möglich.“
Voraussetzungen
- Tarif: Du brauchst das WEG-Modul (für Objekte mit Gemeinschaft) oder einen Tarif mit Verwaltung für andere ab Team. Sonst erscheint „Dafür brauchst du das WEG-Modul oder einen Tarif mit Verwaltung für andere.“
- Firmendaten: Einladen geht erst mit Firmennamen mit Rechtsform, geschäftlicher Anschrift und geschäftlicher E-Mail-Adresse oder Telefonnummer. Diese Angaben stehen auf dem Einladungsschreiben, und die Eigentümer sehen sie als deine Kontaktdaten. Fehlt etwas, zeigt ein Hinweis, was fehlt, mit dem Knopf Firmendaten ergänzen.
- Rechte: Einladen, Freigeben und Einstellungen ändern brauchen Schreibrecht auf Objekte und Vollzugriff (Abo oder Testphase). Lesen und Widerrufen geht immer, auch im Lesemodus. Ein Zugang für Steuerberater sieht das Portal nicht.
- Datenschutz: Informiere die Eigentümer vor der Einladung über den Datenschutz im Portal. Die Einladung verweist auf unsere fertige Information Datenschutz für Eigentümerinnen und Eigentümer, die du auch selbst weitergeben oder verlinken kannst; deine eigene Datenschutzinformation ersetzt sie nicht.
Eigentümer einladen
Die Portal-Funktionen findest du an drei Stellen:
- Gemeinschaft: im WEG-Bereich der Reiter Portal, der letzte Reiter nach „Finanzen“.
- Objekt: auf der Objektseite die Karte Eigentümerportal mit den Zahlen „Im Portal“, „Eingeladen“ und „Ohne Zugang“ und den Knöpfen Verwalten und Alle ohne Zugang einladen.
- Kontakt: beim Eigentümer die Karte Eigentümerportal mit Einladen, Erneut einladen und Widerrufen.
- Tippe beim Eigentümer auf Einladen. Es öffnet sich „Ins Portal einladen“.
- Wähle unter „Zustellung“ Per E-Mail oder Per Brief. Bei E-Mail nimmt ImmoMVP die hinterlegte Adresse, du kannst eine andere eintragen. Der Link ist 14 Tage gültig. Beim Brief ist der Code 30 Tage gültig.
- Tippe auf Einladung senden bzw. Brief erstellen. Die E-Mail verschickt ImmoMVP in deinem Namen. Den Brief bekommst du als PDF zum Drucken oder Speichern; der Code steht nur in diesem Schreiben, ImmoMVP speichert ihn nicht. Schließt du das Fenster, ohne zu drucken, hilft nur „Erneut einladen“.
Alle ohne Zugang einladen lädt alle aktuellen Eigentümer ohne Zugang auf einmal ein: mit E-Mail-Adresse per E-Mail, sonst per Brief. Pro Durchgang werden höchstens 100 Eigentümer eingeladen. Danach siehst du, wer eingeladen wurde und wer nicht, mit Grund (zum Beispiel „keine Anschrift“ oder „Tageskontingent für E-Mails erreicht“). Die Briefe öffnest du mit Briefe öffnen.
Zugänge im Blick
Im Reiter „Portal“ steht jeder Eigentümer mit seinem Status: Aktiv, Eingeladen, Abgelaufen, Widerrufen oder Kein Zugang. Bei aktiven Zugängen siehst du, seit wann sie bestehen, und die bestätigte E-Mail-Adresse des Kontos, mit dem der Eigentümer eingelöst hat (sonst „E-Mail nicht bestätigt“). Welche Unterlagen ein Eigentümer öffnet, siehst du nicht.
- Erneut einladen: Die bisherige Einladung wird ungültig, die neue gilt wieder 14 bzw. 30 Tage.
- Zugang widerrufen: Der Eigentümer verliert sofort den Zugang. Du kannst ihn später erneut einladen.
Gut zu wissen
- Lässt sich ein Code nicht einlösen, zeigt das Portal eine Meldung für alle Fälle: „Der Code ist ungültig oder abgelaufen. Bitte wende dich an deine Hausverwaltung.“ Nach mehreren Fehlversuchen sperrt ImmoMVP das Einlösen vorübergehend.
- Du und deine Mitarbeitenden können eine Einladung aus deinem eigenen Datenraum nicht selbst einlösen.
- Für jeden Kontakt gibt es einen Zugang. Miteigentümer lädst du jeweils einzeln ein.
- Ist das Tageskontingent für E-Mails erreicht, entsteht die Einladung trotzdem; du gibst den Link dann selbst weiter.
Einstellungen je Objekt
Über Einstellungen im Reiter „Portal“ öffnest du „Portal-Einstellungen“. Sie gelten für alle Eigentümer des Objekts und wirken sofort:
- Portal aktiv: Aus heißt: Eigentümer sehen zu diesem Objekt nichts.
- Beschluss-Sammlung: Eigentümer lesen die Sammlung der Gemeinschaft.
- Versammlungen: Termine, Tagesordnung und Ergebnisse.
Alle drei Schalter sind am Anfang eingeschaltet.
Dokumente freigeben
- Wähle im Dokumentenarchiv das Dokument und tippe auf Freigeben.
- Wähle im Abschnitt „Eigentümerportal“ Alle aktuellen Eigentümer (auch künftige Eigentümer sehen das Dokument, solange du verwaltest) oder Einzelne Eigentümer (nur die ausgewählten Personen).
- Tippe auf Im Portal freigeben.
- Prüfe vor der Freigabe, dass das Dokument keine Rückstände, Bankverbindungen, E-Mail-Adressen oder Telefonnummern anderer Eigentümer enthält. Eine Eigentümerliste oder Niederschrift mit Anwesenheitsliste gib nur frei, wenn die Gemeinschaft das beschlossen hat oder Eigentümer sie verlangen. ImmoMVP prüft den Inhalt hochgeladener Dateien nicht. Eine Niederschrift kann zum Beispiel Namen von Teilnehmern enthalten. Die Eigentümerliste, die ImmoMVP für das Portal erzeugt, enthält nur die Namen der Eigentümer je Einheit.
- Mit Zurücknehmen an der Freigabe beendest du sie sofort. Alle Freigaben findest du im Reiter „Portal“ unter „Freigaben“.
- Verschiebst du ein Dokument an ein anderes Objekt, sehen die Eigentümer es nicht mehr („Liegt an einem anderen Objekt – für Eigentümer unsichtbar.“).
Was Eigentümer sehen
Zugang
- Link aus der E-Mail: Der Eigentümer öffnet den Link, meldet sich an oder registriert sich kostenlos und tippt auf Einladung annehmen.
- Code aus dem Brief: Bei der Registrierung wählt der Eigentümer „Als Eigentümer – Code aus dem Brief“ und gibt den 16-stelligen Code ein. Mit einem bestehenden Konto geht das im Portal unter „Profil“ mit Weiteren Code eingeben.
- Hinweis vor dem Einlösen: Direkt über Einladung annehmen bzw. Code einlösen steht, dass für das Portal die Nutzungsbedingungen Eigentümerportal (mit Fassung) gelten, ein Link auf „Datenschutz im Eigentümerportal“ und dass du danach siehst, dass er den Zugang nutzt, und die bestätigte E-Mail-Adresse seines Kontos. Ein Häkchen braucht es nicht; mit dem Einlösen stimmt er den Nutzungsbedingungen zu.
Reiter
- Übersicht: „Mein Eigentum“ mit Einheit, Anteil und Miteigentumsanteil, die nächste Versammlung mit Tagesordnung und der eigenen Einberufung, neue Unterlagen, deine Kontaktdaten mit Anrufen und E-Mail schreiben und der Verwaltungsbeirat mit Name und Funktion.
- Unterlagen: „Meine Schreiben“ (die Kopien der Schreiben, die du ihm geschickt hast, etwa Einzelabrechnung, Zahlungserinnerung oder Einladung zur Versammlung) und „Freigegeben“ (deine Freigaben), mit Suche.
- Gemeinschaft: die Beschluss-Sammlung mit Suche und als PDF, mit der Frist für die Anfechtungsklage, und die Versammlungen mit Tagesordnung, verkündeten Ergebnissen, eigener Einberufung und, wenn du sie freigibst, der Niederschrift. Einzelne Stimmen, Anwesenheit und Vollmachten zeigt das Portal nie.
- Profil: Konto und Anmeldung, die eigenen Zugänge, deine Kontaktdaten und „Datenschutz im Eigentümerportal“.
Hat ein Eigentümer mehrere Objekte, wählt er oben das Objekt. Hausgeldkonten, Rückstände und Kontaktdaten anderer Eigentümer sieht er nie. Lädst du zu einer Versammlung ein oder gibst ein Dokument frei, bekommt der Eigentümer eine Push-Benachrichtigung ohne Namen und ohne Titel des Dokuments.
Wenn Eigentum oder Verwaltung enden
- Früherer Eigentümer: Nach dem Ende seines Eigentums sieht er nur noch seine eigene Zeit: die Schreiben aus dieser Zeit und die Unterlagen, die du persönlich für ihn freigegeben hast. Das gilt bis zum Ende des dritten vollen Kalenderjahres nach dem Ende des Eigentums. Beschluss-Sammlung, Versammlungen und Freigaben für alle sieht er nicht mehr.
- Ende deiner Verwaltung: Ist die Verwaltung beendet (oder das Objekt archiviert), enden die Inhalte der Gemeinschaft sofort. Persönliche Schreiben und persönliche Freigaben bleiben noch drei Monate lesbar; das Portal nennt den letzten Tag. Danach verschwindet das Objekt aus dem Portal. Der Reiter „Portal“ ist dann nur noch lesbar.
- Kontolöschung: Löschst du dein Konto, enden alle Zugänge. Eigentümer mit eingelöstem Zugang bekommen einmalig die E-Mail „Ihr Zugang zum Eigentümerportal ist beendet“; die Daten des Portals werden gelöscht.
Was ein Eigentümer sieht, richtet sich nach den Eigentumsverhältnissen, Mandaten und dem Ende deiner Verwaltung, so wie du sie in ImmoMVP erfasst hast (siehe Kapitel „Hausverwaltung“). Halte sie deshalb aktuell.