Hausverwaltung: Eigentümer & Mandate

Betriebsart: eigene Objekte oder für andere

ImmoMVP hat keine eigene Rolle für Hausverwaltungen. Du bist weiter „Vermieter“. Ob du eigene Objekte vermietest, für andere verwaltest oder beides tust, legt die Nutzung deines Kontos fest.

1. Bei der Registrierung wählst du auf dem Bildschirm „Willkommen“ die Karte Ich verwalte für andere. Die Karte heißt „Hausverwaltung: Objekte anderer Eigentümer verwalten – auch zusätzlich zu eigenen.“
2. ImmoMVP fragt als Nächstes nach dem Namen der Organisation. Die Angabe ist Pflicht. Unter diesem Namen trittst du auf, zum Beispiel an den Objekten unter „Verwaltet durch“. Dein eigener Name bleibt davon getrennt.
3. Das Konto bekommt die Nutzung „Für andere“, und die Testphase startet.

Ändern kannst du die Nutzung jederzeit unter Einstellungen › App › Nutzung.

• Name der Organisation: Bei „Für andere“ und „Beides“ erscheint unter der Nutzung die Zeile dazu. Stellst du von „Eigene Objekte“ um und hast noch keinen Namen, fragt ImmoMVP danach. Du kannst die Frage mit „Später“ überspringen.
• Zurück auf „Eigene Objekte“: Hast du Eigentümer oder Mandate erfasst, fragt ImmoMVP „Zu ‚Eigene Objekte‘ wechseln?“. Sie werden dann ausgeblendet, aber nicht gelöscht. Stellst du die Nutzung später wieder um, sind sie unverändert da.
• Mitarbeiter: Im Datenbestand einer Verwaltung sehen Mitarbeiter die Nutzung nur lesend („Legt der Kontoinhaber fest.“).
• Firmenangaben: Firmenname und Rechtsform pflegst du bei „Für andere“ und „Beides“ in jedem Tarif. Die Rechtsform steht unter Einstellungen › Absender & Dokumente im Block „Rechnungsangaben“.

Tarif und Testphase

Eigentümer und Mandate anlegen und ändern gibt es mit dem Tarif Team oder Enterprise ab Team. Pro, Team und Enterprise haben keine Einheitengrenze.

• Testphase: Hast du „Für andere“ oder „Beides“ gewählt, ist die Verwaltung in deiner Testphase freigeschaltet. Über dem Bereich steht, was danach gilt. Mit einem bezahlten Tarif unter Team endet die Freischaltung sofort.
• Ohne passenden Tarif: Der Bereich bleibt als Lesemodus erhalten. Vorhandene Eigentümer und Mandate sind sichtbar und lassen sich entfernen. Anlegen und ändern geht erst wieder mit dem passenden Tarif.
• Herausgabe-Paket: Es hat kein Tarif-Gate (siehe Unterlagen herausgeben).

Details zu Tarifen und Preisen findest du im Kapitel „Erste Schritte“.

Eigentümer erfassen

Den Bereich öffnest du mobil über Verwaltung › Eigentümer & Mandate, im Web-Portal über den Eintrag „Eigentümer & Mandate“ in der Seitenleiste. Oben wählst du zwischen den Reitern Mandate, Eigentümer, Rechnungen und Abrechnungen.

Ein Eigentümer ist ein Kontakt mit dem Typ Eigentümer. Diesen Typ bietet ImmoMVP nur an, wenn dein Konto für andere verwaltet. Das Eigentumsverhältnis selbst (Anteil und „seit“) liegt nicht am Kontakt, sondern am Objekt.

Eigentümer einem Objekt zuordnen

1. Lege den Kontakt an und wähle den Typ Eigentümer (Person oder Firma).
2. Öffne das Objekt. Dort gibt es die Karte Eigentümer. Sie ist eingeklappt: Tippe auf die Kopfzeile, um sie aufzuklappen. Tippe dann auf Eigentümer zuordnen. Alternativ nutzt du in „Eigentümer & Mandate“ die Aktion Eigentümer zuordnen.
3. Wähle den Kontakt und unter Gilt für das ganze Objekt oder eine Einheit.
4. Trage den Anteil als Bruch ein, so wie er im Grundbuch steht, zum Beispiel 1/2 bei zwei Eigentümern zu gleichen Teilen.
5. Trage bei Eigentümer seit den Tag der Eintragung im Grundbuch ein, nicht den des Kaufvertrags. Optional gibst du Eigentümer bis und eine Notiz an.

• Miteigentum: Mit Weiteren Eigentümer zuordnen fügst du weitere Eigentümer hinzu. Ergeben alle Anteile zusammen mehr als das Ganze, warnt ImmoMVP.
• Eigentümerwechsel: Tippe auf Wechsel (Tooltip „Eigentümerwechsel erfassen“). Du gibst den Tag Wechsel zum und die neuen Eigentümer mit ihren Anteilen an. Das Eigentum der bisherigen Eigentümer endet am Vortag.
• Künftig: Ein Eintrag, der erst später beginnt, steht als „künftig“ in der Liste. Er ist weder aktuell noch beendet.
• Verwaltet durch: Am Objekt zeigt die Karte „Verwaltet durch“, welche Verwaltung zuständig ist. Auch sie ist eingeklappt, im Kopf steht die Art des Mandats. Nach dem Aufklappen springst du mit „Mandat öffnen“ zum Mandat. Nur in der WEG-Ansicht eines Objekts steht „Verwaltet durch“ unter der Gemeinschaft und bleibt offen.
• Einen Kontakt, der noch als Eigentümer eingetragen ist, kannst du nicht löschen.

Eigentümer-Daten

Am Eigentümer-Kontakt gibt es die Karte Eigentümer-Daten. Mit Bearbeiten pflegst du:

• IBAN und Kontoinhaber für Auszahlungen. Die IBAN erscheint nur maskiert. Mit „Anzeigen“ blendest du sie vollständig ein. Lautet das Konto auf den Eigentümer, lässt du den Kontoinhaber leer.
• Zustellweg: „Post“ ist der Standard. „E-Mail“ ist nur zulässig, wenn der Eigentümer dir diesen Weg selbst genannt hat. Dazu trägst du ein, wann er ihn mitgeteilt hat. Am Kontakt muss eine E-Mail-Adresse stehen.
• Steuerberater samt E-Mail-Adresse.
• DATEV-Beraternummer und DATEV-Mandantennummer. Beide gehören zusammen: Trage entweder beide ein oder keine. Die Beraternummer liegt zwischen 1001 und 9999999, die Mandantennummer zwischen 1 und 99999.
• Eine Notiz.

Mit „Eigentümer-Daten löschen“ entfernst du IBAN, Kontoinhaber, Zustellweg, Steuerberater, DATEV-Angaben und Notiz wieder.

Mandate

Ein Mandat ist dein Verwaltungsauftrag für ein oder mehrere Objekte: mit Laufzeit, Vergütung und Vollmacht. Die Auftraggeber ergeben sich aus den Eigentümern der Objekte.

1. Öffne Eigentümer & Mandate › Mandate und tippe auf Mandat anlegen.
2. Unter „Welche Art von Verwaltungsauftrag ist es?“ wählst du Mietverwaltung (Vermietung im Auftrag eines Eigentümers), SE-Verwaltung (Verwaltung einzelner Wohnungen im Auftrag eines Wohnungseigentümers) oder WEG-Verwaltung (Bestellung zum Verwalter einer Gemeinschaft; nur mit WEG-Modul, siehe Kapitel „WEG-Verwaltung“).
3. Fülle das Formular aus (siehe Tabelle) und tippe auf Mandat anlegen.

Mandat beenden, ändern, löschen

Über das Menü des Mandats findest du diese Aktionen:

• Bearbeiten: Laufzeit, Vergütung, Vollmacht und Objekte.
• Mandat beenden: Du wählst den Tag, an dem das Mandat endet. Objekte, Eigentümer und alle Daten bleiben erhalten. Danach heißt die Aktion Beendigung ändern, und mit Beendigung zurücknehmen gilt wieder das vereinbarte Ende.
• Unterlagen herausgeben: siehe unten.
• Mandat löschen: nur für Fehleingaben. Die Objekte werden aus dem Mandat gelöst, und das lässt sich nicht rückgängig machen. Endet ein Mandat wirklich, beende es. Dann bleiben Laufzeit und Verlauf erhalten.

Mandate, die erst später beginnen, kennzeichnet die Liste als „künftig“. Objekte unter einer SE-Verwaltung tragen in den Listen die Pille „SEV“. Die Liste zeigt außerdem die Ampel des Treuhand-Abgleichs (siehe Treuhandkonto und Abgleich).

Verkauf: Ein Objekt mit laufendem Mandat verkauft der Eigentümer selbst, nicht die Verwaltung. ImmoMVP bietet dort keinen neuen Verkauf an. Ein Verkauf, der schon vor dem Mandat lief, lässt sich abschließen. Nach dem Ende des Mandats ist ein Verkauf wieder möglich (siehe Verkauf & Übernahme).

Rechnungen für Eigentümer

Rechnungen, die du für einen Eigentümer bezahlst, laufen durch eine Freigabe und gehen danach in die Eigentümerabrechnung ein.

1. Erfasse den Beleg wie gewohnt. Hat das Objekt ein Mandat, bietet das Formular den Schalter Rechnung für den Eigentümer an. Bei mehreren Eigentümern wählst du, für wen die Rechnung gilt. Ohne Auswahl gilt sie für alle Eigentümer des Objekts.
2. Öffne Eigentümer & Mandate › Rechnungen, wähle das Mandat und die Rechnung. Der Filter steht zunächst auf „Offen“.
3. Der Schalter Dem Eigentümer weiterbelasten bestimmt, ob die Rechnung in die nächste Eigentümerabrechnung eingeht.
4. Setze die Rechnung Schritt für Schritt weiter: Eingegangen, Geprüft („sachlich und rechnerisch geprüft“), Freigegeben, Bezahlt. Alternativ lehnst du sie mit Begründung ab. Eine abgelehnte Rechnung lässt sich wieder öffnen.

• Zustimmung des Eigentümers: Hast du im Mandat eine Grenze gesetzt und erreicht die Rechnung sie, ist „Freigeben“ erst möglich, wenn du die Zustimmung erfasst hast. Mit Zustimmung erfassen trägst du ein, wie (schriftlich, E-Mail, mündlich, sonstiges) und wann der Eigentümer zugestimmt hat.
• Bezahlt: Du kannst „Als bezahlt markieren“ von Hand setzen. Verknüpfst du die Rechnung mit einem Bankumsatz, setzt ImmoMVP den Status selbst.
• Festgeschrieben: Steht die Rechnung in einer festgeschriebenen Eigentümerabrechnung, lässt sie sich nicht mehr ändern.
• Eine geänderte Zuordnung setzt Prüfung und Freigabe zurück.

Eigentümerabrechnung

Die Eigentümerabrechnung fasst Mieteingänge, weiterbelastete Rechnungen, deine Vergütung und Auszahlungen eines Zeitraums zusammen. Sie gibt es für Mietverwaltungs- und SE-Mandate. Den Reiter Abrechnungen sehen der Kontoinhaber und Mitglieder, die auf alle Objekte schreiben dürfen.

1. Öffne Eigentümer & Mandate › Abrechnungen, wähle das Mandat und tippe auf Abrechnung erstellen.
2. Prüfe den Zeitraum (vorbelegt aus dem Turnus des Mandats) und wähle bei mehreren Eigentümern den Eigentümer.
3. Tippe auf Entwurf berechnen. Später aktualisierst du den Entwurf mit Neu berechnen. Die Kennzahlen zeigen Einnahmen, Ausgaben, Vergütung, Auszahlungen und den Saldo (Guthaben des Eigentümers oder Fehlbetrag, der vorgetragen wird).
4. Hat der Eigentümer Geld erhalten oder eingezahlt, tippe auf Auszahlung erfassen. Quelle ist ein Bankumsatz oder eine Eingabe von Hand. Die Art ist „Auszahlung“ oder „Einzahlung“, zum Beispiel auf eine Nachschussanforderung.
5. Tippe auf Festschreiben. Danach lässt sich die Abrechnung nicht mehr ändern, die enthaltenen Rechnungen und Auszahlungen sind gesperrt. Festschreiben geht, sobald der Zeitraum vorbei ist.

• Vergütungsrechnung: Mit der Festschreibung entsteht die Rechnung über deine Vergütung. Dafür braucht die Verwaltung eine Rechtsform in den Firmenangaben. Fehlt sie, bricht ImmoMVP ab und sagt, wo du sie einträgst. Mitarbeiter sehen den Hinweis „Diese Angaben pflegt der Kontoinhaber.“
• Nachschussanforderung: Liegt der Saldo beim Festschreiben unter dem Mindestguthaben, entsteht eine Nachschussanforderung an den Eigentümer mit der Frist aus dem Mandat. Ein Fehlbetrag wird immer vorgetragen.
• Korrigieren: Mit Ersetzen und einem Grund korrigierst du eine festgeschriebene Abrechnung. Die bisherige bleibt als „ersetzt“ erhalten, die Rechnung wird storniert, und es entsteht ein neuer Entwurf für denselben Zeitraum.
• Direktzahlung: Zahlt der Mieter direkt an den Eigentümer, wählst du bei der manuellen Zahlung die Zahlungsart „Direktzahlung an Eigentümer / Verrechnung“. Die Forderung gilt als bezahlt, die Miete zählt als Einnahme des Eigentümers und ändert die Auszahlung nicht. Die Zahlungsart gibt es nur an Objekten unter einem Mandat.
• Eigentümerwechsel: Wechselt der Eigentümer im Zeitraum, teilt ImmoMVP die Abrechnung am Stichtag in getrennte Abrechnungen.
• Kautionen: Die Abrechnung zeigt den Status der Mietkautionen als Treuhandvermögen. Der Kautionsbestand zählt nicht zum Saldo.
• Dokumente: Abrechnung, Rechnung, Stornorechnung und Nachschussanforderung gibt es als PDF, die Abrechnung zusätzlich als CSV. Liegt etwas noch nicht im Dokumentenarchiv, legst du es mit Ablegen dort ab.

Einen Entwurf löschst du mit Entwurf löschen. Die Buchungen bleiben dabei unverändert.

Treuhandkonto und Abgleich

Das Geld der Eigentümer liegt auf Konten, die du einem Mandat zuordnest. ImmoMVP gleicht den Kontostand mit den Guthaben der Eigentümer ab.

1. Öffne das Bankkonto und wähle im Block „Verwaltung“ die Kontoart: „Keine“, „Treuhandkonto“ (Konto der Verwaltung für ein Mandat) oder „Eigentümerkonto“ (Konto eines Eigentümers).
2. Wähle das Mandat und, beim Eigentümerkonto, den Eigentümer. Tippe auf Kontoart speichern. Buchungen auf Objekte außerhalb des Mandats fragt die App nach.

Im Konto-Detail zeigt die Zeile Abgleich eine Ampel: „Stimmt“, „Unvollständig“ oder „Differenz“. Mit Abgleich öffnen kommst du zum Abgleich Treuhandkonto. Er umfasst alle Konten des Mandats. Dasselbe Fenster findest du im Reiter „Abrechnungen“.

• Die Zeilen nennen den Kontostand, das Guthaben der Eigentümer, die noch nicht abgeführte Vergütung, weiterbelastete Rechnungen, die noch nicht bezahlt sind, die Kautionen der Mieter und ungeklärte Umsätze. Alle Zeilen zusammen ergeben die Differenz. „Woher kommt die Differenz?“ zeigt, was sie ausmacht.
• Fehlt ein Kontostand, tippe auf Kontostand erfassen.
• Der Kautionsabgleich stellt die Kautionen auf den Konten des Mandats dem Bestand in der Kautionsverwaltung gegenüber und meldet Abweichungen.

Die Mandate-Liste zeigt die Ampel ebenfalls in der Zeile „Abgleich“.

Steuer und DATEV für Eigentümer

Steuerpflichtiger ist bei einem verwalteten Objekt der Eigentümer, nicht die Verwaltung. Deshalb erweitert sich die Berichte-Seite, sobald dein Konto für andere verwaltet. Allgemeines zu Berichten und Anlage V steht im Kapitel „Steuer & Export“.

• Anlage V für Eigentümer: Wählst du „Alle Objekte“, erscheint die Auswahl Für: … mit „Eigene Objekte“ und deinen Eigentümern. Bei einem einzelnen Objekt steht „Steuerpflichtiger: Name“ mit dem Mandat. Die Anlage V gibt es für SE- und Mietverwaltungs-Mandate.
• Sperren: Fehlt der Eigentümer oder liegt Teileigentum, Miteigentum oder ein Eigentümerwechsel vor, erstellt ImmoMVP die Anlage V nicht und nennt den Grund.
• Vorarbeit Feststellung (100 %): Bei Miteigentum, wenn die App es anbietet, erstellst du die Anlage V der Gemeinschaft zu 100 % als Vorarbeit für die Feststellungserklärung. Im Eigentümer-Modus steht dazu der Hinweis „Vorarbeit gem. § 4 Nr. 4 StBerG – keine Steuererklärung“.
• Eigentümer-Jahresübersicht (PDF): Einnahmen, Ausgaben und Ergebnis je Objekt für den Eigentümer. Sie ersetzt nicht die Abrechnung deiner Vergütung.
• DATEV je Eigentümer: Hat ein Eigentümer eigene Berater- und Mandantennummern (siehe Eigentümer-Daten), wählst du beim Steuerberater-Export unter Export für den Eigentümer (die Zeile zeigt dann „Export für: Name des Eigentümers“). Die Stapel tragen dessen Nummern. Der Export für dein Konto schließt diese Objekte dann aus. Fehlen die Nummern, bricht der Export mit dem Hinweis „DATEV-Nummern des Eigentümers fehlen“ ab. Für Objekte mit mehreren Eigentümern gibt es keinen Export je Eigentümer.

Unterlagen herausgeben

Endet ein Mandat, musst du die Unterlagen und Daten, die du für den Eigentümer geführt hast, an ihn herausgeben (§§ 667, 675 BGB). Das ist Sache der Verwaltung, nicht von ImmoMVP. Dafür gibt es das Herausgabe-Paket. Es hat kein Tarif-Gate. Du brauchst Schreibrecht auf „Verträge“ und darfst nicht auf einzelne Objekte beschränkt sein.

1. Öffne das Menü des Mandats und tippe auf Unterlagen herausgeben („Paket mit allen Unterlagen für den Eigentümer“). Nach dem Beenden eines Mandats bietet ImmoMVP die Aktion direkt an.
2. Sind die Objekte des Mandats auf mehrere Eigentümer verteilt, wählst du unter Für wen? den Eigentümer. Jeder bekommt ein eigenes Paket, auch ein früherer Eigentümer für seine Zeit. Das Paket enthält nur die Zeit dieses Eigentümers.
3. Prüfe den Inhalt des Pakets: Verträge, Dokumente, Belege, Buchungen, Zähler, Schlüssel und Abrechnungen, dazu ein Verzeichnis, das jede Datei einzeln nennt. Das Paket enthält auch personenbezogene Daten der Mieter. Gib es nur an den Eigentümer oder seinen Bevollmächtigten heraus.
4. Setze den Haken, dass die Unterlagen an den genannten Eigentümer oder dessen Bevollmächtigten gehen, und tippe auf Paket erstellen. Bei vielen Dokumenten kann das einige Minuten dauern. Du kannst das Fenster schließen.
5. Unter „Paket erstellt“ lädst du das Paket mit Herunterladen als ZIP-Datei (der Link gilt 60 Minuten). Die Quittung druckst du aus und lässt dir den Empfang unterschreiben. Mit Übergabe eintragen hältst du fest, wann und an wen du das Paket übergeben hast.

• Vorgänge: Schadens-Vorgänge sind im Paket. Aufgaben nur mit dem Haken „Titel interner Aufgaben mitgeben“, Beschreibungen und Notizen nie. Details im Kapitel „Vorgänge“.
• Bisherige Herausgaben: Jedes erstellte Paket bleibt hier als Nachweis stehen, mit Datum, Umfang und Übergabe. Ein neues Paket ersetzt das frühere nicht.
• Datei löschen: Die ZIP-Datei wird gelöscht, der Nachweis bleibt erhalten. Ein neues Paket lässt sich jederzeit erstellen.
• Gekürzt: Überschreitet das Paket die Größengrenze, kürzt ImmoMVP es und nennt die fehlenden Dateien im Verzeichnis. Die gibst du gesondert heraus.
• Mandat löschen: Löschst du ein Mandat, ist die Quittung nicht mehr abrufbar, und eine vorhandene Paket-Datei wird gelöscht. Lade die Quittung vorher herunter.
• Konto löschen: Gib die Unterlagen vorher heraus (siehe Kapitel „Konto & Abo“).

WEG-Verwaltung

Gemeinschaften der Wohnungseigentümer führst du im Bereich WEG. Die Bestellung als Verwalter ist ein Mandat der Art „WEG“. Anlegen kannst du sie auch hier mit „Mandat anlegen › WEG-Verwaltung“. In der Liste steht sie mit der Marke „WEG“ und ist nur lesbar; ein Tipp öffnet die Gemeinschaft. Ohne WEG-Modul ist die Kachel gesperrt.

Wie das Modul funktioniert, steht im Kapitel „WEG-Verwaltung“.