Team & Organisation

Team im Überblick

Mit einem Team arbeiten mehrere Personen im selben Datenbestand. Der Datenbestand gehört dem Kontoinhaber. Mitarbeiter bekommen je nach Rolle Zugriff darauf, ohne ein eigenes Vermieter-Konto zu brauchen.

• Tarif: Mitarbeiter-Zugriff gibt es ab dem Tarif Team (siehe Kapitel „Erste Schritte“ für Preise und Sitzplätze).
• Testphase: In der Testphase ist der Mitarbeiter-Zugriff nicht enthalten. Du brauchst dafür ein gebuchtes Abo.
• Wer den Bereich sieht: Der Bereich „Organisation“ erscheint nur bei Team und Enterprise. Im Datenbestand eines anderen sehen ihn nur Eigentümer und Admin, nicht Verwalter und Steuerberater.

Die Organisation hat fünf Bereiche:

Rollen und Rechte

Jedes Mitglied hat genau eine Rolle. Die Rolle bestimmt, was das Mitglied sehen und ändern darf.

• Eigentümer: Voller Zugriff auf alle Fachdaten, auch auf Berichte und sensible Finanzen. Verwaltet Mitglieder. Bekommt keinen Zugriff auf Abo, Abrechnung und Konto-Löschung.
• Admin: Hat dieselben Datenrechte wie der Eigentümer und verwaltet Mitglieder. Hat ebenfalls keinen Zugriff auf Abo und Konto-Löschung.
• Verwalter: Arbeitet operativ: Objekte, Verträge, laufende Finanzen, Belege, Nebenkosten, Wartung und Kommunikation. Sensible Finanzen darf er nur ansehen. Berichte und Steuer-Exporte sind für ihn gesperrt.
• Steuerberater: Darf nur lesen, und zwar Finanzen, Belege, Berichte und Nebenkosten. Objekte, Verträge und Kommunikation sieht er nicht.

Firmenstammdaten, Automatisierung, Abo, Sitzplätze und Konto-Löschung bleiben immer beim Kontoinhaber. Das gilt für jede Rolle. Die Suche zeigt jedem Mitglied nur Treffer aus Bereichen, die seine Rolle lesen darf.

Wer wen einladen darf

• Eigentümer und Admin laden nur Verwalter und Steuerberater ein. Sie können keine weiteren Eigentümer oder Admins ernennen.
• Eigentümer und Admin ernennt nur der Kontoinhaber.
• Du kannst dich nicht selbst ändern oder dir selbst den Zugriff entziehen.

Mitarbeiter einladen

1. Öffne Organisation › Mitglieder und tippe auf Mitarbeiter einladen.
2. Gib die E-Mail-Adresse ein.
3. Wähle die Rolle. Rollen erklärt zeigt dir, was jede Rolle darf.
4. Lege unter Objekt-Zuständigkeit fest, worauf die Person schreiben darf (siehe unten).
5. Nur Enterprise: Passe unter Erweiterte Rechte einzelne Bereiche an, wenn du willst.
6. Bestätige die Zugriffsfreigabe. Die App zeigt dazu rollenabhängige Hinweise. Ohne deine Bestätigung geht die Einladung nicht raus.
7. Tippe auf Einladung senden. Die App erzeugt einen Link und einen Code, die du kopieren und der Person schicken kannst.

Die Einladung ist 7 Tage gültig. Offene Einladungen findest du in der Übersicht und unter „Mitglieder“. Mit Erneut senden verlängerst du sie um 7 Tage, mit Widerrufen ziehst du sie zurück.

Objekt-Zuständigkeit

• Nur zugewiesene Objekte (Standard): Die Person liest den ganzen Datenbestand, schreibt aber nur in Objekten, für die sie zuständig ist.
• Alle Objekte: Die Person liest und schreibt im gesamten Datenbestand.
• Mit Automatisch für neue Objekte zuständig bekommt die Person neue Objekte von selbst.
• Wer selbst nur für zugewiesene Objekte schreiben darf, kann anderen nicht mehr Rechte geben als er selbst hat.

Wenn die Einladung nicht klappt

• Upgrade nötig: Dein Tarif enthält keinen Mitarbeiter-Zugriff, oder du bist noch in der Testphase.
• Keine Sitzplätze frei: Alle Plätze sind belegt. Erhöhe die Zahl unter „Abo & Sitze“ oder entziehe jemandem den Zugriff.
• Zu viele Einladungen: Pro Minute sind höchstens 15 Einladungen möglich. Warte kurz.
• Rolle nicht erlaubt: Als Admin oder Eigentümer kannst du nur Verwalter und Steuerberater einladen.

Einladung annehmen und wechseln

So geht es für die eingeladene Person:

1. Den Einladungslink öffnen und anmelden oder registrieren. Bei der Rollenwahl gibt es alternativ Ich wurde eingeladen, dort fügst du Link oder Code ein.
2. Auf Einladung annehmen tippen. Danach steht dort „Zugriff aktiv“ mit deiner Rolle.

Die App weist darauf hin, dass Änderungen und abgelehnte Zugriffsversuche protokolliert werden und der Eigentümer den Zugriff jederzeit widerrufen kann.

• Den eigenen Datenbestand und die fremden wechselst du jederzeit über das Profil-Symbol oben rechts. Dort steht der Datenraum-Wechsler, etwa „Verwalter · Name des Eigentümers · 3 Objekte“. Im fremden Datenbestand trägt dein Profilbild einen Ring in der Rollenfarbe.
• Der Kontoinhaber kann die Einladung nicht mit dem eigenen Konto annehmen.
• Ist die Einladung abgelaufen, widerrufen oder schon verwendet, meldet die App das. Lass dir dann eine neue schicken.
• Mitarbeiter haben keine eigene Testphase. Brauchst du ein eigenes Vermieter-Konto, eröffnest du es über den Datenraum-Wechsler.

Objekte zuordnen und übertragen

Unter Organisation › Objekt-Zuordnung legst du fest, welches Mitglied für welches Objekt zuständig ist.

1. Wähle ein oder mehrere Objekte. Der Filter Ohne Zuständigen zeigt Objekte, um die sich noch niemand kümmert.
2. Tippe auf Zuständigen zuweisen und wähle, ob du Zuständige hinzufügst, ersetzt oder entfernst.

Mit Übertragen gibst du alle Objekte eines Mitglieds an ein anderes weiter. Das passiert in einem Zug. Das ist praktisch, wenn jemand das Team verlässt.

Zugriff entziehen

1. Öffne Organisation › Mitglieder und wähle das Mitglied.
2. Tippe auf den Zugriff und bestätige Zugriff entziehen?.

• Die Person verliert sofort den Zugriff. Du kannst sie später erneut einladen.
• Ihr Sitzplatz wird wieder frei.
• Zugeordnete Objekte bleiben als „ehemalig“ gekennzeichnet stehen. Mit Übertragen gibst du sie an jemand anderen.
• Dir selbst kannst du den Zugriff nicht entziehen.

Sitzplätze

Ein Sitzplatz ist belegt, sobald jemand Mitglied ist oder eine offene Einladung hat. Unter Organisation › Mitglieder steht „N von M Plätzen belegt“.

Die Zahl der Plätze änderst du unter Organisation › Abo & Sitze. Diesen Bereich sieht nur der Kontoinhaber, und nur im Web-Portal, nicht in den Apps aus den Stores.

1. Stelle mit dem Stepper die Anzahl Sitzplätze ein.
2. Tippe auf Sitzplätze speichern. Auf der Schaltfläche steht der neue Monatspreis.

• Du kannst nicht weniger Plätze buchen, als gerade belegt sind.
• Bei Team sind mindestens 2 und höchstens 15 Plätze möglich. Mehr Plätze gibt es mit Enterprise.
• Sinkt die Zahl der Plätze unter die Zahl der aktiven Mitarbeiter, entzieht ImmoMVP niemandem automatisch den Zugriff. Du siehst nur den Hinweis „Mehr aktive Mitarbeiter als gebuchte Plätze“.
• Dort findest du auch das Datum der nächsten Abrechnung und deine Rechnungen.

Firmenstammdaten

Unter Einstellungen › Firmenstammdaten hinterlegst du Firmenname, Rechtsform, Geschäftsführer oder Inhaber, USt-IdNr., Steuernummer, Handelsregister, Anschrift und Logo. Die Angaben erscheinen als Absender auf deinen Dokumenten und Berichten.

• Änderungen gelten für alle Dokumente, die du ab jetzt erzeugst. Bereits erstellte Dokumente bleiben unverändert.
• Alle Mitglieder können die Angaben lesen. Ändern darf nur der Kontoinhaber.
• Die Firmenstammdaten gibt es nur mit Team und Enterprise. Steuerangaben pflegst du in allen Tarifen unter Einstellungen › Absender & Dokumente.

Zugriffsprotokoll

Das Protokoll zeigt, wer wann was geändert hat. Du findest es unter Organisation › Protokoll oder über die Zeile „Zugriffsprotokoll“ bei den Mitgliedern.

• Was drinsteht: Schreibende Aktionen und abgelehnte Zugriffe. Reines Ansehen wird nicht protokolliert.
• Zeitraum: Standardmäßig die letzten 7 Tage. Mit Mehr laden gehst du weiter zurück. Einträge bleiben 90 Tage erhalten.
• Filter: Nach einzelnen Mitgliedern. Die Einträge sind nach Tag gruppiert.
• Wer es sieht: Kontoinhaber, Eigentümer und Admin. Verwalter und Steuerberater haben keinen Zugriff.

In der Übersicht der Organisation zeigt die Liste „Aktivität · 7 Tage“ die letzten 20 Änderungen. Über Gesamtes Protokoll kommst du zur vollen Ansicht.