Nebenkosten

Überblick

Die Nebenkostenabrechnung rechnet die umlagefähigen Betriebskosten eines Objekts für ein Kalenderjahr auf deine Mieter um. Für jeden Mieter und jeden Mietzeitraum entsteht ein eigenes PDF. Bei einem Mieterwechsel im Jahr rechnet ImmoMVP tagesgenau. Den Leerstand trägst du als Vermieter selbst.

Die Abrechnung ist in jedem zahlenden Tarif enthalten ab Starter.

• Abrechnen tust du im Objekt: Objekte › dein Objekt › Nebenkosten.
• Den Stand aller Objekte siehst du unter Finanzen › Nebenkosten. Dort gibt es keine Schreibaktionen. Ein Klick auf ein Objekt führt in dessen Tab „Nebenkosten“.

Der Abrechnungszeitraum ist immer das Kalenderjahr (01.01. bis 31.12.). Das laufende Jahr lässt sich nicht abrechnen. Standardmäßig ist das Vorjahr ausgewählt.

Einmalig vorbereiten

Damit die Abrechnung richtig verteilt, brauchst du diese Stammdaten:

1. Wohnfläche je Einheit. Pflege sie bei den Einheiten deines Objekts. Fehlen Einheiten und hast du mehrere Wohnungen, schätzt ImmoMVP die Fläche gleichmäßig aus den Verträgen und weist im Dialog darauf hin.
2. Mietverträge mit monatlicher Vorauszahlung für Nebenkosten und Heizkosten, der Personenzahl und der Laufzeit. Aus den Verträgen entstehen die Mietzeiträume der Abrechnung.
3. Zähler (optional), wenn du nach Verbrauch abrechnest, siehe nächsten Abschnitt.

Zähler und Verbrauch

Zähler legst du im Objekt im Tab Zähler an. Möglich sind Strom, Gas, Kaltwasser, Warmwasser und Heizung, jeweils mit Zählernummer, Einheit (vorbelegt mit kWh oder m³) und Zuordnung zu einer Einheit.

Zählerstand erfassen

1. Tippe im Tab „Zähler“ auf Zählerstand erfassen.
2. Fotografiere den Zähler. Die Erkennung liest Zählernummer, Stand, Typ und Einheit und ordnet den passenden Zähler zu. Alternativ trägst du den Stand von Hand ein.
3. Prüfe die Werte unter „Daten prüfen“ und speichere.

ImmoMVP warnt dich bei Auffälligkeiten: „Neuer Wert ist niedriger als der letzte Stand“ oder „Verbrauch mehr als 3× höher als im Vorjahreszeitraum“. Mit Trotzdem speichern übernimmst du den Wert trotzdem. Zählerstände aus der digitalen Wohnungsübergabe fließen ebenfalls ein.

Kosten erfassen

Deine Betriebskosten kommen aus Belegen. Es gibt zwei Wege.

Weg 1: Beleg erfassen mit Betriebskostenart

1. Öffne Finanzen › Belege und erfasse den Beleg.
2. Wähle im Abschnitt Nebenkostenabrechnung eine Betriebskostenart: Heizung & Warmwasser, Wasser & Abwasser, Grundsteuer, Gebäudeversicherung, Hausmeister, Müllbeseitigung, Gartenpflege, Gebäudereinigung & Ungezieferbekämpfung, Straßenreinigung & Winterdienst, Beleuchtung & Allgemeinstrom, Aufzug, Schornsteinreinigung, Kabel & Antenne oder Sonstige Betriebskosten.
3. Ordne den Beleg dem Objekt zu. Er zählt dann automatisch in der Abrechnung dieses Objekts mit.

Ohne gewählte Art erscheint der Hinweis „Bitte eine Betriebskostenart wählen – sonst wird der Beleg nicht in die Nebenkostenabrechnung übernommen.“ Ist der Beleg einer einzelnen Wohnung zugeordnet, verschwindet der Abschnitt: Kosten einer Wohnung lassen sich nicht auf die anderen Mieter umlegen.

Weg 2: Direkt im Tab „Nebenkosten“

• Beleg scannen: Der Knopf unten rechts liest Betrag, Datum und Kostenart aus Foto oder PDF.
• Position manuell hinzufügen: Im Detail einer Kostenart trägst du Betrag, Bezeichnung, Datum im Abrechnungsjahr und optional eine Beleg-Datei ein. Dabei entsteht ein echter Beleg.
• Dokumente scannen: Für größere Stapel lädst du mehrere Fotos oder PDFs hoch, die Erkennung trennt sie in einzelne Belege und ordnet sie dem Objekt zu. Du prüfst und bestätigst das Ergebnis.

Welche Belege zählen

Leistungszeitraum über den Jahreswechsel

Trägst du am Beleg einen Leistungszeitraum ein, verteilt ImmoMVP den Betrag tagesgenau auf die Kalenderjahre (Anzeige zum Beispiel „61 von 91 Tagen“). Jeder Beleg wird genau einmal abgerechnet. Wird ein Anteil erst später erfasst, wandert er in das erste noch offene Jahr („Nachträglich erfasst: Anteil für JJJJ wird in JJJJ abgerechnet“). Ohne Leistungszeitraum zählt das Rechnungsdatum.

Jahr wählen und Kostenarten prüfen

Wähle oben das Jahr mit den Jahres-Chips. Die Karte Umlagefähige Kosten zeigt sechs Standard-Kostenarten immer an: Heizung, Wasser & Abwasser, Grundsteuer, Gebäudeversicherung, Hausmeister & Garten und Müllabfuhr. Weitere Arten wie Aufzug, Allgemeinstrom, Schornsteinreinigung, Kabel oder Sonstige erscheinen automatisch, sobald es Belege dazu gibt. Mit „+“ legst du eigene Kostenarten mit Name und Schlüssel an. Pro Zeile siehst du den Vorjahresvergleich, und „Beleg fehlt“ weist auf eine leere Kostenart hin.

Ein Klick auf eine Zeile öffnet das Detail der Kostenart. Dort kannst du:

• den Umlageschlüssel festlegen,
• Zähler zuordnen,
• Belege zuordnen und lösen (Vorschläge und gelöste Belege nimmst du mit „+“ wieder auf),
• den begünstigten Lohnanteil nach § 35a eintragen,
• bei Heizung die CO₂-Angaben erfassen,
• eigene Kostenarten löschen.

Änderungen im Detail gelten erst mit Speichern. Endgültig löschen kannst du einen Beleg nur im Bereich „Belege“.

Hinweisbanner im Tab: „Nicht alle Belege dieses Objekts sind geladen“ (bei sehr vielen Belegen sind ältere Jahre eventuell unvollständig) und „Erstattungsbelege werden nicht umgelegt“.

Vorauszahlungen prüfen

Die Karte „Vorauszahlungen · Jahr“ zeigt je Mieter den Monatsbetrag (Nebenkosten plus Heizkosten) mal die Zahl der Monate.

• Ist: Sobald für das Jahr Zahlungseingänge zugeordnet sind, zählt, was tatsächlich gezahlt wurde („laut Zahlungen (Ist)“). Fehlt eine Zahlung, wird sie als 0 € gerechnet.
• Soll: Ohne Zahlungsdaten gilt der vereinbarte Betrag („vereinbart (Soll)“).
• Manuell: Mit dem Stift änderst du Monatsbetrag und Monate („Vorauszahlungen · Mietername“). „Aus Vorjahr übernehmen“ schlägt Werte vor. Ein manueller Wert gewinnt immer.

Umlageschlüssel

Den Schlüssel stellst du im Detail der Kostenart ein. ImmoMVP schlägt einen Standard vor: Heizung und Wasser nach Verbrauch, Müll nach Personen, Grundsteuer, Versicherung und Hausmeister nach Fläche.

• „Verbrauch“ ist gesperrt („Keine Zähler hinterlegt“), solange du keine Zähler angelegt hast.
• Bei Verbrauch wählst du, welche Zählertypen zählen. Standard nach Namen: Warmwasser nutzt Warmwasserzähler, Heizung die Heizungszähler, „Wasser“ Kalt- und Warmwasser. Bei dezentraler Warmwasserbereitung misst der Kaltwasserzähler schon alles, dann wählst du Warmwasser ab.
• Fehlt der Maßstab (Verbrauch, Fläche oder Personen), weicht ImmoMVP auf einen Ersatzmaßstab aus und warnt dich: Verbrauch wird zu Wohnfläche, fehlt die Fläche überall, verteilt ImmoMVP gleichmäßig je Einheit.
• Im PDF stehen Maßstab und Gesamtkosten je Position nachvollziehbar, zum Beispiel „80,00 m² von 300,00 m²“.

Kontrolle vor dem Erstellen

Die Karte Abrechnung {Jahr} führt dich durch vier Schritte: Kosten erfassen, Vorauszahlungen prüfen, Umlageschlüssel festlegen, Abrechnung erstellen. Ein Statuschip zeigt den Stand: Entwurf, In Vorbereitung, Erstellt oder Versendet.

• Ergebnis-Vorschau: „Nachzahlung Mieter …“ oder „Guthaben Mieter …“ als Umlage minus Vorauszahlungen. Läuft der Zeitraum noch, steht dort „Zwischenstand“.
• Leerstand & Verteilung: zeigt umlagefähige Gesamtkosten, davon auf Mieter, davon Leerstand (Vermieter) und nicht zugeordnet. Der Status lautet „Vollständig verteilt“, „Vorläufig“ oder „Differenz“.

Der Knopf Abrechnung erstellen ist aktiv, sobald mindestens ein Beleg erfasst ist und die Vorauszahlungen vollständig sind. Sonst siehst du „Noch keine Belege für Jahr erfasst.“ oder „Vorauszahlungen unvollständig – Mietvertrag prüfen.“

Abrechnung erstellen

1. Tippe auf Abrechnung erstellen. ImmoMVP lädt die Verbrauchsdaten neu. Schlägt das fehl, warnt die App, weil der Verbrauch sonst still auf die Wohnfläche ausweichen würde.
2. Im Fenster „Wie möchtest du die Abrechnung?“ wählst du den Dokument-Stil (klassisch oder modern), die Darstellung der Anteile (Ring, Balken, Kacheln) und ob die CO₂-Aufteilung im PDF stehen soll.
3. Im Dialog „Abrechnung {Jahr} erstellen“ siehst du die Zusammenfassung je Mieter mit Saldo, die Verteilungsbasis (Wohnfläche je Einheit, Personenzahl je Mietzeitraum, änderbar) und den Vermieter als Absender im PDF, vorbelegt aus „Absender & Dokumente“. Existiert schon eine Abrechnung für das Jahr, steht dort: „Die bestehende Abrechnung wird nach erfolgreicher Erstellung ersetzt (inklusive der abgelegten PDFs).“
4. Es folgt die Prüfung vor dem Erstellen (siehe nächster Abschnitt).
5. ImmoMVP erzeugt ein PDF je Mieter, legt es im Dokumentenordner des Objekts ab (Kategorie „Nebenkosten“) und schreibt die Beleganteile fest. Der Status wechselt auf „Erstellt“. Mit In Dokumenten öffnen springst du zu den PDFs.

Prüfung vor dem Erstellen

Vor dem Erzeugen prüft ImmoMVP deine Angaben. Die Befunde sind in zwei Gruppen sortiert. Ein Tipp auf einen Befund springt direkt an die Stelle zum Beheben.

Muss behoben werden (blockiert)

• Kosten nicht vollständig verteilt
• Zählerstand fehlt
• Wohnfläche fehlt (wenn Flächen nur teilweise gepflegt sind)
• Personenzahl fehlt (lückenhaft)
• Mietzeiträume überschneiden sich
• Mieter ohne gültige Einheit (Einheit im Vertrag neu zuordnen)

Bitte prüfen (Warnung)

Diese Hinweise bestätigst du mit „Ich habe die Hinweise geprüft“:

• Abrechnungszeitraum läuft noch
• Zählerstand geschätzt, Verbrauch nach § 9a HeizkostenV geschätzt
• Keine Wohnflächen oder keine Personen hinterlegt
• Leerstand trägt der Vermieter
• Auffällige Zählerstände, Zählerdaten nicht vollständig geladen
• Adress-Prüfung: Mietername oder Objektanschrift ohne Hausnummer oder PLZ, Absender unplausibel

Historie, Versand und Löschen

Die Karte Historie listet die erstellten Abrechnungen je Jahr mit Ergebnis (Ausgeglichen, Nachzahlung, Guthaben) und Status. Ein Tipp öffnet das Blatt „Abrechnung {Jahr}“ mit dem PDF je Mieter.

• Als versendet markieren: setzt den Status von „Erstellt“ auf „Versendet“. Das ist nur eine Markierung.
• Abrechnung löschen: entfernt alle Mieter-Abrechnungen des Jahres samt PDFs.

Heizkosten und CO₂-Kosten

Aufteilung nach Heizkostenverordnung

Für die Kostenart „Heizung“ mit Schlüssel Verbrauch teilt ImmoMVP automatisch auf: 70 % nach Verbrauch und 30 % als Grundkosten nach Wohnfläche. Das Verhältnis ist fest. Bei einem Mieterwechsel im Jahr werden die Grundkosten nach Gradtagszahlen verteilt. Wählst du bewusst einen anderen Schlüssel (zum Beispiel „nach Fläche“), wird nicht gesplittet.

Kaltwasser fällt nicht unter die Heizkostenverordnung. Warmwasser hat keine eigene Aufteilung, die Kostenart „Heizung“ deckt kombinierte Abrechnungen ab.

Fehlende Zählerwerte

Fehlt ein Zählerwert, schätzt ImmoMVP den Verbrauch aus dem Durchschnitt der ermittelten Einheiten und kennzeichnet ihn im PDF als „geschätzt“. Liegt der geschätzte Anteil über 25 % der Quadratmeter-Tage, verteilt ImmoMVP die gesamten Kosten nach Wohnfläche. Fehlt ein Stand ganz ohne Schätzgrundlage, blockiert die Prüfung das Erstellen.

CO₂-Kostenaufteilung

Im Detail der Kostenart „Heizung“ trägst du Energieträger (Erdgas oder Heizöl; bei Fernwärme gibt es keinen automatischen Abzug), CO₂-Kosten in Euro und Verbrauch in kWh ein. Es müssen alle drei Angaben da sein oder keine. ImmoMVP rechnet die Emission je Quadratmeter Wohnfläche und ordnet sie einem von zehn Stufen zu. Der Vermieteranteil (von 0 bis 95 %) wird vor der Umlage abgezogen und ist nicht umlagefähig. Im PDF gibt es einen eigenen CO₂-Abschnitt, den du beim Erstellen abwählen kannst.

Leerstand

Zeiten zwischen zwei Mietverträgen sind Leerstand. Bei den Schlüsseln Fläche, Einheiten und Verbrauch bleibt der darauf entfallende Anteil bei dir. Die Karte „Leerstand & Verteilung“ zeigt ihn an, aufklappbar mit den einzelnen Leerstandszeiträumen. Beim Erstellen speichert ImmoMVP den Anteil je Betriebskostenart und übernimmt ihn in die Steuer-Zusammenstellung als nicht umgelegte Kosten (siehe Kapitel „Steuer & Export“). Bei Mietverträgen ohne gesonderte Vorauszahlung (Inklusiv- oder Pauschalmiete) gelten die Kosten als zu 100 % nicht umgelegt.

Haushaltsnahe Dienstleistungen (§ 35a)

Dein Mieter kann 20 % der Lohnkosten für haushaltsnahe Dienstleistungen von seiner Steuer abziehen, wenn die Abrechnung sie ausweist. Dafür trägst du bei passenden Kostenarten den begünstigten Lohnanteil (brutto inklusive Mehrwertsteuer) ein:

• im Detail der Kostenart („Haushaltsnahe Dienstleistung · § 35a EStG“) oder gleich am Beleg im Feld „Begünstigter Lohnanteil (§ 35a EStG)“,
• bei Hausmeister, Heizung (nur Wartung und Ablesung, nie Brennstoff), Sonstige sowie eigenen Kostenarten mit Stichwörtern wie Reinigung, Winterdienst, Wartung, Schornstein, Aufzug oder Rauchmelder.

Ohne Angabe zeigt das PDF den Bruttobetrag mit dem Hinweis, den Lohnanteil beim Dienstleister zu erfragen.

Vorjahresabrechnung hochladen

Kommst du von einem anderen Vermieter oder Anbieter, kannst du die alte Abrechnung als Vergleich hinterlegen. Karte Vorjahresabrechnung im Tab „Nebenkosten“.

1. Lade das PDF hoch (maximal 8 MB).
2. Die Erkennung schlägt Kostenarten, Vorauszahlung, Ergebnis, Zeitraum und Verbrauch (Heizung in kWh, Wasser in m³) vor.
3. Prüfe die Werte und ändere sie bei Bedarf. Sie sind als „nicht von ImmoMVP berechnet“ gekennzeichnet.

Die Werte dienen dem Vorjahresvergleich je Kostenart, der Hochrechnung der Vorauszahlung („Aus Vorjahr übernehmen“) und dem Verbrauchsvergleich im PDF. Sie fließen nie als Einnahme, Ausgabe oder Abrechnung ein.

Sonderfälle

• Mieterwechsel im Jahr: Ein PDF je Mietzeitraum, tagesgenau. Die Personenzahl gilt je Zeitraum, und der Nachmieter erbt keinen Verbrauch des Vormieters.
• Verkauf des Objekts: Der Verkäufer rechnet die Zeiträume ab, die vor der Eigentumsumschreibung im Grundbuch enden. Ohne erfasstes Umschreibungsdatum rechnet ImmoMVP vorläufig mit dem Wechsel von Nutzen und Lasten und zeigt „Maßgeblich ist die Grundbucheintragung – Datum nachtragen.“
• Abrechnung ersetzen: Du kannst eine Abrechnung jederzeit neu erstellen. Die Beleganteile eines abgerechneten Jahres sind festgeschrieben und zeigen dauerhaft genau die abgerechneten Werte.
• Ältere App-Version: Eine veraltete App wird beim Erstellen abgelehnt („Bitte aktualisiere die App, um Nebenkostenabrechnungen zu erstellen.“).

Übersicht aller Objekte

Unter Finanzen › Nebenkosten siehst du alle Objekte mit dem Stand des gewählten Jahres.

• Kennzahlen: Umlagefähige Kosten erfasst, Vorauszahlungen, Vorläufiges Ergebnis und Abrechnungsstand mit der Frist.
• Status je Objekt: Noch keine Belege, Entwurf, Belege fehlen (mindestens eine der sechs erwarteten Kostenarten ohne Beleg) oder Erstellt.
• Bedienung: Filter, Suche, Sortierung und Jahresauswahl. Die gefilterte Tabelle exportierst du als CSV (Semikolon, UTF-8 mit BOM).