WEG-Verwaltung

Was das WEG-Modul ist

Das WEG-Modul ist ein Zusatzmodul für die Verwaltung von Gemeinschaften der Wohnungseigentümer (WEG). Du nutzt es als Verwalter einer Gemeinschaft. Du kannst es auch nutzen, wenn du als Eigentümer deine eigene Gemeinschaft selbst verwaltest. Dafür stellst du vor dem ersten Buchen die Nutzung deines Kontos auf die Verwaltung für andere um, zum Beispiel auf „Für andere“ oder „Beides“. Das geht unter Einstellungen › App › Nutzung.

Das Modul umfasst:

• Gemeinschaft: Einheiten mit Miteigentumsanteilen, Eigentümer, Verwaltungsbeirat und die Bestellung des Verwalters.
• Versammlung: Einberufung, Anwesenheit, Abstimmung, Niederschrift und die Beschluss-Sammlung, auch Beschlüsse ohne Versammlung.
• Finanzen: Konten und Umsätze der Gemeinschaft, Wirtschaftsplan, Hausgeld, Rücklagen, Jahresabrechnung und Jahresabschluss.
• Akte: ein Paket mit allen Unterlagen der Gemeinschaft für die Übergabe.
• Eigentümerportal: Eigentümer lesen ihre Schreiben und die Beschlüsse (siehe Eigentümerportal).

Den Bereich findest du im Web-Portal in der Seitenleiste unter Verwaltung › WEG, in der App unter Verwaltung › WEG. Am Wohnhaus gibt es außerdem die Karte Wohnungseigentümergemeinschaft mit Name, nächster Versammlung, Zahl der Einheiten, Stimmprinzip, Bestellung des Verwalters und Miteigentumsanteilen. Der Eintrag erscheint nur, wenn das Modul für dein Konto freigeschaltet ist oder es schon eine Gemeinschaft gibt.

Voraussetzungen

Das Modul bekommen

Das WEG-Modul gehört nicht zu einem Tarif, sondern ist ein Zusatzmodul zu einem laufenden, bezahlten Abo ab Plus. Du buchst es selbst in der Karte „WEG-Modul“. Bei Plus und Pro findest du sie im Profil, bei Team und Enterprise unter Organisation → Abo & Sitze. Du kannst auch direkt aus dem WEG-Bereich buchen. Die Karte erscheint, wenn die Nutzung deines Kontos die Verwaltung für andere umfasst. Bei „Eigene Objekte“ bleibt sie nur, wenn du das Modul gebucht, vorgemerkt oder freigeschaltet hast oder Gemeinschaften im Konto liegen. Vor dem Buchen siehst du den Monatspreis für die gewählte Zahl an Blöcken.

• Buchen und Erhöhen wirken sofort. Der Anteil für den laufenden Abrechnungszeitraum wird sofort berechnet, danach steht das Modul als eigene Position auf der Rechnung deines Abos.
• Senken und Abbestellen wirken zum Ende des Abrechnungszeitraums. Senken geht nur, wenn die belegten WEG-Einheiten in die kleinere Zahl passen.
• Nach jeder Änderung bekommst du eine Bestätigung per E-Mail.
• In den Apps aus dem App Store und Google Play lässt sich das Modul nicht buchen, nur im Browser. Die Testphase schaltet das Modul nicht frei. Für mehr als 50 Blöcke schreib an support@immomvp.de. Die Karte im Profil zeigt in den Apps nur ein gebuchtes oder freigeschaltetes Modul, auch bei Team und Enterprise. Abbestellen geht dort ebenfalls.

Kontingent

• Blöcke: Das Modul umfasst Einheiten in Blöcken zu 100 WEG-Einheiten. Gezählt werden Wohnungen und Gewerbeeinheiten in Gemeinschaften, deren Verwaltung nicht beendet ist. Stellplätze und Garagen zählen nicht, sofern sie auch am Objekt als Stellplatz bzw. Garage geführt sind. Einheiten der Art „Sonstiges“ zählen dagegen in der Einheitengrenze deines Tarifs, nicht im Modul.
• Einheitengrenze des Tarifs: Einheiten, die im Modul zählen, zählen nicht zusätzlich gegen die Grenze deines Tarifs.
• Stand: Die WEG-Liste zeigt oben „Einheiten im Tarif“, also wie viele Einheiten belegt sind und wie viele das Modul umfasst.

Ohne Modul: Lesemodus

Gibt es Gemeinschaften, aber das Modul ist nicht (mehr) freigeschaltet, bleibt der Bereich sichtbar. Darüber steht: „Das WEG-Modul ist für dieses Konto nicht freigeschaltet. Du kannst alles ansehen und exportieren, aber nichts ändern.“

• Möglich bleibt: alles ansehen, alle PDFs, die Akte exportieren, Dinge löschen und abwickeln: Vermerke und Löschvermerke in der Beschluss-Sammlung, die unterschriebene Niederschrift ablegen, „Zur Post gegeben am“ eintragen, eine Versammlung absagen, eine unzustellbare Ladung per Post nachholen, eine Abberufung eintragen und die Verwaltung beenden.
• Gesperrt ist: neue Gemeinschaften, Einheiten, Versammlungen, Buchungen und alles andere, was etwas anlegt oder ändert.
• Ist der Stand des Moduls nicht ladbar, steht „Der Stand des WEG-Moduls konnte gerade nicht geladen werden“ mit Erneut versuchen.
• Ist dein ganzes Konto im Lesemodus (Testphase vorbei, Abo pausiert), gilt das auch hier. Siehe Kapitel „Erste Schritte“.

Rechte im Team

Inhaber, Admin und Verwalter dürfen die Bereiche „WEG“ und „WEG-Finanzen“ lesen und ändern. Der Steuerberater hat dort keinen Zugriff. Wer nur einzelnen Objekten zugeordnet ist, ändert nur an diesen Objekten. Die Verwalterbestellung und das Verbinden von Bankkonten verlangen zusätzlich Rechte für alle Objekte bzw. für Bankkonten. Mehr zu Rollen im Kapitel „Team & Organisation“.

Gemeinschaft anlegen

Eine Gemeinschaft gehört zu genau einem Objekt (Wohnhaus). Eine Anlage mit mehreren Häusern legst du als ein Objekt mit allen Einheiten an.

1. Öffne WEG und tippe auf Gemeinschaft anlegen.
2. Wähle unter Objekt das Wohnhaus („Wohnhaus wählen“). Angeboten werden Wohnhäuser mit Einheiten, die noch keine Gemeinschaft haben.
3. Prüfe den Namen der Gemeinschaft. ImmoMVP schlägt „Wohnungseigentümergemeinschaft“ mit dem Objektnamen vor.
4. Wähle das Stimmprinzip (siehe Tabelle).
5. Unter Verwalter wählst du „Später eintragen“ oder „Bestellung eintragen“ (siehe Beirat & Verwalter).
6. Tippe auf Anlegen. Danach öffnet die Gemeinschaft im Reiter „Einheiten & Eigentümer“ mit dem Hinweis „Trag als Nächstes die Anteile der Einheiten ein.“

Bei „Objekt“ und „Wert“ ist die Fundstelle in der Gemeinschaftsordnung Pflicht. Bei „Fläche“ und „Eigenes“ trägst du das Gewicht je Einheit danach in der Tabelle der Einheiten ein.

Hat dein Wohnhaus noch keine Einheiten oder gibt es noch kein Wohnhaus, führt der Dialog dich weiter zu „Bestand anlegen“ bzw. zur Objekt-Anlage.

Viele Einheiten auf einmal: Bestand anlegen

Mit Bestand anlegen oben in der Liste legst du Einheiten, Miteigentumsanteile und Eigentümer in einem Durchgang an. Die Gemeinschaft entsteht dabei gleich mit. Das Wohnhaus braucht dafür noch keine Einheiten. Der Assistent hat vier Schritte:

1. Ziel: Wohnhaus, Name der Gemeinschaft, Bundesland, Stimmprinzip und „Eigentümer seit“ (der Tag der Eintragung im Grundbuch, er gilt für alle Eigentümer dieser Anlage).
2. Quelle: Serie (Einheiten nach Etagen und Nummern erzeugen, auf Wunsch eine zweite Serie für Stellplätze und Garagen) oder Liste (Einheiten und Eigentümer aus Excel, CSV oder der Zwischenablage). Für die Liste bestätigst du zuerst mit einem Haken, dass du die Eigentümerdaten verarbeiten darfst und die Eigentümer informierst (Art. 14 DSGVO). ImmoMVP liest die Datei nur aus und speichert sie nicht. Eine Vorlage kannst du herunterladen.
3. Raster: Eine Tabelle mit Nummer, Bezeichnung, Lage, Art, Fläche, Anteil (MEA), Gewicht und Eigentümer. Du kannst Zellen direkt bearbeiten oder mit Aus Excel einfügen (Strg+V) eine Tabelle einfügen. Nach Fläche verteilen schlägt Miteigentumsanteile vor. Maßgeblich ist die Teilungserklärung.
4. Prüfen & Anlegen: Unter „Das wird angelegt“ siehst du neue und schon vorhandene Einheiten, Eigentumseinträge und neue Kontakte. Fehler und Hinweise stehen je Zeile. Mit Einheiten anlegen wird alles oder nichts angelegt. Vorhandene Einheiten ändert die Anlage nie.

• Eine Anlage fasst höchstens 2.000 Einheiten. Passt der Bestand nicht ins Kontingent des Moduls, sagt dir das die Prüfung vorher.
• Dein Entwurf wird auf diesem Gerät gesichert, bis du anlegst. Du kannst den Assistenten verlassen und später mit Fortsetzen weitermachen.
• E-Mail-Adressen aus der Liste werden als Kontaktdaten übernommen. Einladungen und Abrechnungen gehen weiter per Post, bis ein Eigentümer der Zustellung per E-Mail zugestimmt hat.
• Später ergänzt du Einheiten im Reiter „Einheiten & Eigentümer“ mit Einheiten ergänzen.

Reiter und Einstellungen

Die Gemeinschaft hat die Reiter Übersicht, Einheiten & Eigentümer, Versammlungen, Beschluss-Sammlung, Beirat & Verwalter, Finanzen (mit Leserecht für „WEG-Finanzen“) und Portal (wenn das Eigentümerportal für dein Konto freigeschaltet ist). Die Übersicht zeigt Kennzahlen, „Offene Aufgaben“ (Hinweise und Fristen aus Versammlungen und Finanzen), die Stimmrechte und die Einstellungen. Warn-Chips im Kopf weisen auf Lücken hin, zum Beispiel „Anteile unvollständig“, „Einheit ohne Eigentümer“, „Stimmgewicht fehlt“ oder „Kein Verwalter bestellt“.

Die Einstellungen der Gemeinschaft (Übersicht, Karte „Einstellungen“):

• Absendung genügt: Schalte ihn ein, wenn die Gemeinschaftsordnung sagt, dass es genügt, die Einberufung an die zuletzt mitgeteilte Anschrift abzusenden. Dazu gehört die Fundstelle. Dann zählt auch bei Post der Versandtag für die Einberufungsfrist.
• Bundesland: Für Feiertage bei Fristen. Ohne Angabe nennt ImmoMVP das früheste mögliche Fristende, ein Feiertag am Ort kann es verschieben.
• Nächste Nummer der Beschluss-Sammlung: Nur änderbar, solange die Sammlung leer ist. Übernimmst du eine bestehende Sammlung, trag die nächste freie Nummer ein und leg die bisherige Sammlung als Dokument ab.

Name und Stimmprinzip änderst du über den Stift im Kopf der Gemeinschaft („Stammdaten bearbeiten“). Dort stehen auch die Einstellungen zu Einberufung und Fristen und die nächste Nummer der Beschluss-Sammlung.

Einheiten und Eigentümer

Im Reiter Einheiten & Eigentümer siehst du jede Einheit mit Nummer laut Teilungserklärung, Art (Wohnung, Gewerbe, Stellplatz, Garage oder Sonstiges), Anteil, bei „Wert“ das Gewicht, und Eigentümer. Die Leiste „Miteigentumsanteile“ zeigt zum Beispiel „1.000 von 1.000“ und meldet „vollständig“, „es fehlen …“ oder „… zu viel“. Du suchst nach Einheit, Lage oder Eigentümer.

1. Tippe auf Anteile bearbeiten. Du siehst die ganze Tabelle der Einheiten und speicherst alles auf einmal.
2. Trage je Einheit den Miteigentumsanteil als Bruch ein, zum Beispiel 250/1000, dazu die Nummer laut Teilungserklärung und die Art. Alle Anteile brauchen denselben Nenner, meist Tausendstel. Der Zähler darf nicht größer sein als der Nenner.
3. Bei „Fläche“ oder „Eigenes“ Gewicht trägst du je Einheit die Fläche in m² bzw. das Stimmgewicht ein.
4. Tippe auf Speichern.

• Eine Einheit ohne Anteil gehört nicht zur Gemeinschaft. Ergeben alle Anteile mehr als das Ganze, lehnt ImmoMVP das Speichern ab.
• Eine Einheit mit Buchungen lässt sich nicht aus der Liste nehmen.
• Fügst du einer Gemeinschaft mit durchgeführter Versammlung eine Einheit hinzu, weist ImmoMVP darauf hin, dass Stimmrechte betroffen sein können. Prüfe dann das Stimmprinzip.

Eigentümer zuordnen und wechseln

Bei einer Gemeinschaft stehen die Eigentümer an den Einheiten, nicht am ganzen Objekt. Ein Eigentümer ist ein Kontakt mit dem Typ „Eigentümer“ (siehe Kapitel „Hausverwaltung“). Mit dem WEG-Modul kannst du Eigentümer zuordnen, auch wenn dein Tarif unter Team liegt.

1. Tippe die Einheit an. Es öffnet sich ein Menü.
2. Eigentümer zuordnen: Wähle den Kontakt und den Anteil als Bruch, so wie im Grundbuch. Unter „Eingetragen im Grundbuch seit“ trägst du den Tag der Eintragung ein.
3. Eigentümer wechseln: Trage den Tag des Wechsels und die neuen Eigentümer ein. Das Eigentum der bisherigen endet am Vortag des Stichtags.

• Zusätzlicher Empfänger: Für Fälle wie Insolvenzverwaltung oder Erbfolge. ImmoMVP lädt diese Person zusätzlich ein. Der Name ist Pflicht. Mit E-Mail-Adresse geht die Einberufung per E-Mail, sonst per Post an die Anschrift.
• Zustellweg: Einberufungen und Abrechnungen gehen per Post, bis ein Eigentümer E-Mail als Weg mitgeteilt hat. Das trägst du am Eigentümer-Kontakt ein (siehe Eigentümer-Daten).
• Stimmrechte: Die Karte „Stimmrechte heute“ in der Übersicht zeigt die Stimmrechtsträger mit ihrer Stimmkraft. Gehört eine Einheit mehreren Personen, zählt sie als ein Träger.
• Eigentümerliste: Mit Eigentümerliste erzeugst du eine Liste als PDF. Für das Portal kannst du sie über die Karte „Eigentümerportal“ unter der Tabelle freigeben. Sie nennt nur die Namen der Eigentümer je Einheit.

Beirat und Verwalter

Der Reiter Beirat & Verwalter trägt den Verwaltungsbeirat und die Bestellungen des Verwalters. Den Beirat wählt die Versammlung. Er soll Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung prüfen, bevor darüber beschlossen wird.

Verwaltungsbeirat

Tippe auf Mitglied hinzufügen. Wähle den Kontakt, die Funktion („Vorsitz“, „Stellvertr.“ oder „Mitglied“) und den Zeitraum („Seit“, „Bis“). Hat der Beirat schon einen Vorsitz im selben Zeitraum, lehnt ImmoMVP das ab. Ein Kontakt, der im Beirat steht, lässt sich nicht löschen. Entferne ihn zuerst aus dem Beirat. Willst du die Zeit nur beenden, trag ein „Bis“-Datum ein.

Bestellung des Verwalters

1. Tippe auf Bestellung bzw. bei der Anlage der Gemeinschaft auf „Bestellung eintragen“.
2. Trage Bestellt ab, Bestellt bis und auf Wunsch Beschluss am ein. Schalte Erste Bestellung ein, wenn es die erste nach der Teilung ist.
3. Wähle die Vergütung: „Offen“ (später nachtragen), „Je Einheit“ (Betrag je Einheit und Monat) oder „Pauschal“ (Pauschale je Monat). Beträge gelten netto, ohne Umsatzsteuer.
4. Tippe auf Eintragen.

• Dauer: Die erste Bestellung nach der Teilung darf höchstens drei Jahre laufen, jede weitere höchstens fünf. ImmoMVP lehnt längere Zeiträume ab.
• Hinweise: Die Karte zeigt „Läuft in N Monaten ab“ und warnt, wenn die Bestellung in weniger als einem Jahr endet oder abgelaufen ist. Liegt der Beschluss über die erneute Bestellung mehr als ein Jahr vor dem Ende der laufenden Bestellung, weist ImmoMVP darauf hin. Prüfe dann das Datum.
• Wiederbestellung: Mit Wiederbestellung eintragen trägst du eine Folgebestellung ein, solange die aktuelle noch läuft.
• Abberufung: Abberufung eintragen setzt den Tag. Der Vertrag mit dem Verwalter endet spätestens sechs Monate nach der Abberufung, ImmoMVP nennt dieses Datum. Mit Abberufung zurücknehmen gilt wieder das vereinbarte Ende.
• Bestellung löschen ist nur für einen versehentlichen Eintrag gedacht.

Die Bestellung ist ein Mandat der Art „WEG“. Du trägst sie im Bereich WEG ein oder unter Eigentümer & Mandate mit Mandat anlegen › WEG-Verwaltung: Dort wählst du die Gemeinschaft, danach öffnet dasselbe Formular. Ändern, Abberufen und Löschen gehen nur im Bereich WEG. In der Mandate-Liste steht die Bestellung als Zeile mit der Marke „WEG“, nur lesbar. Ein Tipp öffnet die Gemeinschaft. Bestellung anlegen und ändern darf nur, wer auf alle Objekte zugreifen darf. Den Namen der Verwaltung und die Firmendaten pflegst du in den Firmenstammdaten (siehe Kapitel „Team & Organisation“).

Finanzen einrichten

Der Reiter Finanzen führt das Geld der Gemeinschaft. Er erscheint, wenn du die Kategorie „WEG-Finanzen“ lesen darfst. Oben wählst du die Fläche und das Jahr (Vorjahr und Folgejahr):

Das Geld der Gemeinschaft führt ImmoMVP getrennt von deiner Mietverwaltung. Umsätze eines Kontos der Gemeinschaft erscheinen nicht bei den Mieteingängen, und Kosten der Gemeinschaft buchst du hier statt als Beleg am Objekt. Wählst du beim Erfassen eines Belegs ein Objekt mit Gemeinschaft, steht unter der Objekt-Auswahl der Hinweis „Dieses Haus ist eine Wohnungseigentümergemeinschaft. Kosten der Gemeinschaft buchst du im Bereich WEG — ein Beleg hier zählt zu deinen eigenen Auswertungen.“

Die Reihenfolge für den Start:

1. Konto der Gemeinschaft anlegen (Einstellungen › Konten).
2. Kostenarten, Verteilerschlüssel und Rücklagen prüfen.
3. Eröffnungsbestände eintragen und festschreiben. Vorher lässt sich nichts buchen.
4. Umsätze einlesen und buchen.
5. Wirtschaftsplan anlegen und Vorschüsse festsetzen.

Die Übersicht der Finanzen zeigt dir dabei den Kontostand laut Buch, wem das Geld zusteht (Rücklage, Guthaben der Eigentümer, Bewirtschaftung) und unter „Zu erledigen“ die nächsten Schritte.

Einstellungen

Der Knopf Einstellungen öffnet vier Bereiche:

• Konten: Mit Konto legst du ein Konto an: Bezeichnung, Kontoinhaber, IBAN und Bank. Bearbeiten, „Kontostand eintragen“ (Stand laut Auszug zu einem Stichtag), „Import-Protokoll“, „Archivieren“ und „Löschen“ (nur ein Konto ohne Umsätze) findest du im Menü des Kontos.
• Kostenarten: siehe unten.
• Schlüssel & Rücklagen: siehe unten.
• Kontenrahmen & Start: die Kontonummern, die DATEV-Angaben und die Eröffnungsbestände.

Konto mit der Bank verbinden

Im Menü eines Kontos gibt es Mit der Bank verbinden bzw. Bank-Abruf. Das Bankkonto der Gemeinschaft muss vorher unter Finanzen › Bankkonten mit deiner Bank verbunden sein. Solange die Live-Anbindung noch nicht freigeschaltet ist (siehe Kapitel „Finanzen“), liest du Kontoauszüge ein (siehe Umsätze). Wichtig bei einer Verbindung:

• Trage zuerst die IBAN am Konto ein, sonst landen Umsätze der Gemeinschaft in der Mietverwaltung.
• Das Verbinden ist endgültig. Bankkonto und Umsätze gehören danach zur Gemeinschaft und kommen nicht in die Mietverwaltung zurück, auch nicht, wenn du die Verbindung wieder löst.
• Ein Bankkonto lässt sich nicht verbinden, wenn in der Mietverwaltung schon Umsätze verarbeitet sind, wenn über das Konto ein Darlehen läuft oder wenn es ein Kautionskonto ist.

Kostenarten

Beim ersten Öffnen der Finanzen legt ImmoMVP einen Standardsatz an, zum Beispiel Heizung und Warmwasser, Wasser und Abwasser, Müllbeseitigung, Gebäudeversicherung, Hausmeister, Gartenpflege und Gebäudereinigung. Du änderst Bezeichnung und Schlüssel frei und legst mit Kostenart weitere an. Je Kostenart legst du fest:

• den Verteilerschlüssel,
• die Betriebskostenart: Mit ihr lässt sich der Anteil einer vermieteten Wohnung später in die Nebenkostenabrechnung des Mieters übernehmen (siehe Jahresabrechnung). „Nicht umlagefähig“ heißt: keine Übernahme,
• ob es Heizkosten sind. Ist der Schalter an, verteilt die Jahresabrechnung sie je nach Schlüssel nach den Ablesungen der Zähler oder nach den Beträgen des Messdienstes je Einheit,
• die Begünstigung nach § 35a EStG („Keine“, „Haushaltsnahe Beschäftigung“, „Haushaltsnahe Dienstleistung“ oder „Handwerkerleistung“),
• ob die Kostenart Aktiv ist. Eine verwendete Kostenart lässt sich abschalten, aber nicht löschen.

Verteilerschlüssel

Der Schlüssel „Miteigentumsanteile“ gehört zu jeder Gemeinschaft und lässt sich nicht ändern. Mit Schlüssel legst du eigene an. Es gibt drei Arten:

Jeder eigene Schlüssel braucht eine Grundlage: die Fundstelle in der Gemeinschaftsordnung oder den Beschluss aus der Beschluss-Sammlung. Ein Schlüssel, der in einem festgeschriebenen Jahr verwendet wurde, lässt sich in seinen Gewichten nicht mehr ändern. Leg dann einen neuen an. Die Verwaltervergütung wird in der Regel nach Miteigentumsanteilen verteilt. Wählst du etwas anderes, warnt ImmoMVP.

Rücklagen

Die Erhaltungsrücklage legt ImmoMVP selbst an. Jede weitere Rücklage legst du in den Einstellungen mit Rücklage an, zusammen mit ihrem Eintrag der Beschluss-Sammlung. Je Rücklage wählst du den Schlüssel der Zuführung und auf Wunsch ein eigenes Konto. Eine Rücklage mit Eröffnungsbestand oder Buchungen lässt sich abschalten, aber nicht löschen.

Kontenrahmen und DATEV

Unter „Kontonummern“ passt du die Kontonummern an (4 bis 8 Ziffern). Der Standard ist ein Vorschlag: Stimme ihn mit deiner Steuerberatung ab. Unter „DATEV“ trägst du Beraternummer, Mandantennummer, den Kontenrahmen (SKR 03 oder SKR 04) und die Länge der Sachkonten ein. Jede Gemeinschaft ist ein eigener Mandant.

Eröffnungsbestände

Mit den Eröffnungsbeständen übernimmst du die Buchhaltung der Gemeinschaft: Kontostände, Rücklagen, offene Beträge der Eigentümer und den geltenden Beschluss über die Vorschüsse, alles zum 1. Januar eines Jahres. Du findest sie unter Finanzen › Einstellungen › Kontenrahmen & Start mit der Zeile „Eröffnungsbestände eintragen“. Hat die Gemeinschaft noch kein Konto, legst du es zuerst an.

1. Stichtag: Wähle „Die Buchhaltung beginnt am“ 01.01. eines Jahres. Umsätze davor bucht ImmoMVP nicht. Das Jahr davor rechnest du mit den bisherigen Unterlagen ab.
2. Konten: Trage je Konto den Stand zum Stichtag ein.
3. Rücklagen: Trage den Buchwert je Rücklage ein.
4. Salden: Trage ein, was aus der Zeit vor dem Stichtag offen ist: einen Rückstand oder ein Guthaben, je Einheit und Jahr. Wer am Stichtag eingetragen ist, bekommt den Saldo zugeordnet. Waren alle ausgeglichen, bleibt die Liste leer.
5. Vorschüsse: Trage den geltenden Beschluss ein (Beschlossen am, Tag im Monat, Wortlaut, ob er fortgilt) und den Vorschuss je Monat und Einheit. Mit „Nach Miteigentumsanteilen verteilen“ rechnet ImmoMVP eine Summe als Vorschlag auf die Einheiten um.
6. Abschluss: Prüfe die Übersicht und tippe auf Eröffnung festschreiben. Hinweise bestätigst du mit „Trotzdem festschreiben“.

• Mit dem Festschreiben entstehen aus den Salden Forderungen und Guthaben der Eigentümer. Aus dem Beschluss über die Vorschüsse entstehen sofort fällige Forderungen ab dem Stichtag. Sie stehen als Rückstand da, bis die Zahlungen gebucht sind. Buche deshalb gleich die Zahlungen seit der Eröffnung.
• Eröffnung öffnen: Du kannst die Bestände wieder öffnen, solange noch nichts gebucht ist. Danach nicht mehr.

Umsätze und Buchen

Die Fläche Umsätze zeigt die Bewegungen auf den Konten der Gemeinschaft. Oben wählst du das Konto („Alle Konten“) und den Filter Offen, Gebucht oder Ignoriert. Du suchst nach Zweck, Name oder Betrag.

Umsätze hereinholen

• Auszug einlesen: Lade den Kontoauszug deiner Bank als Datei herunter (CSV, CAMT oder MT940) und wähle ihn aus. Umsätze, die schon da sind, werden nicht doppelt angelegt. Ein Auszug eines anderen Kontos wird abgelehnt.
• Umsatz erfassen: Für Bewegungen, die weder der Bank-Abruf noch eine Auszugsdatei liefert. Du trägst Konto, Eingang oder Abgang, Betrag, Buchungstag, Verwendungszweck und optional die Gegenpartei ein.
• Bank-Abruf: Siehe Konto mit der Bank verbinden.

Umsatz buchen

Tippe einen Umsatz an. Im Fenster „Umsatz buchen“ wählst du, wie er einzuordnen ist:

• Zahlung eines Eigentümers: ImmoMVP macht einen Vorschlag nach IBAN, Name, Einheit im Verwendungszweck und Betrag. Unter „Anrechnung“ wählst du „laut Zahlendem“ (der Zahlende hat gesagt, wofür er zahlt; mit „Gezahlt für den Monat“ ordnest du die Zahlung einem Monat zu), „gesetzliche Reihenfolge“ oder „von Hand“. Was keiner Forderung zugeordnet ist, bleibt als Guthaben der Einheit stehen. ImmoMVP verrechnet es nie von selbst. Eine Zahlung lässt sich nur einem Hausgeldkonto zuordnen.
• Ausgabe: Wähle die Kostenart, den Betrag und bei Bedarf einen anderen Verteilerschlüssel. Mit Beleg anhängen lädst du die Rechnung hoch. ImmoMVP übernimmt Rechnungsnummer, Datum und Lieferant, wenn es sie erkennt, und warnt, wenn dieselbe Rechnung schon gebucht ist. Bei Kostenarten mit § 35a trägst du den begünstigten Betrag ein. Mit „Aus der Rücklage bezahlt“ entnimmst du die Ausgabe einer Rücklage. Mit „Der Rücklage zuführen“ erhöht eine Einnahme (etwa Zinsen auf dem Rücklagenkonto) die Rücklage.
• Beleg erfassen: Erfasse einen Beleg zuerst. ImmoMVP sucht den passenden Abgang („Passender Abgang“).
• Sammelbestätigung: Bei Eingängen, deren Zahlender und Betrag eindeutig zu den offenen Forderungen eines Eigentümers passen, bietet die Liste an, mehrere Zahlungen auf einmal zu bestätigen („N Zahlungen bestätigen“).

Im Menü des Umsatzes findest du außerdem Ignorieren (mit Grund; für Umsätze, die nicht zur Gemeinschaft gehören; sie lassen sich wieder aufnehmen), Als Dublette entfernen (ein doppelt eingelesener Umsatz), Löschen (nur von Hand erfasste Umsätze ohne Buchung) und Buchung zurücknehmen. Ein Umsatz in einem festgeschriebenen Jahr lässt sich nicht mehr ändern.

Wirtschaftsplan und Vorschüsse

Der Wirtschaftsplan ist das Zahlenwerk. Beschlossen werden die Vorschüsse, die sich aus den Einzelplänen ergeben. Du arbeitest in der Fläche Plan.

1. Tippe auf Plan Jahr anlegen. Du wählst das Jahr und eine Vorlage: „Leer beginnen“, „Plan des Vorjahres“ oder „Kosten des Vorjahres“.
2. Füge mit Kostenposition die Positionen hinzu: Art „Kosten“, „Einnahme“ oder „Rücklage“, Kostenart bzw. Rücklage, Betrag im Jahr und optional einen abweichenden Verteilerschlüssel. Der Betrag gilt für die ganze Gemeinschaft, den Anteil je Einheit rechnet ImmoMVP nach dem Schlüssel. Eine Einnahme mindert den Vorschuss.
3. Unter „Was jede Einheit zahlt“ siehst du den Einzelplan je Einheit im Monat und im Jahr. Wirtschaftsplan und Einzelwirtschaftspläne gibt es als PDF.
4. Tippe auf Beschluss vorbereiten. ImmoMVP legt in einer Versammlung, die noch vorbereitet wird, einen Tagesordnungspunkt mit vorgeschlagenem Wortlaut an. Prüfe ihn vor der Einberufung. Gibt es keine solche Versammlung, kannst du eine anlegen.
5. Hat die Versammlung beschlossen, tippe auf Vorschüsse festsetzen. Du wählst den Beschluss aus der Beschluss-Sammlung (oder trägst Datum und Wortlaut ein), Gilt ab und den Tag im Monat (1. bis 28.). Der Schalter „Der Beschluss gilt fort“ legt fest, ob die Vorschüsse über den 31.12. hinaus gelten.

• Mit dem Festsetzen ist der Plan festgeschrieben und lässt sich nicht mehr ändern. Daraus entstehen die monatlichen Forderungen an die Eigentümer, immer an den Eigentümer, der am Tag der Forderung eingetragen ist.
• Sollstellung: Die Forderungen stellt ImmoMVP am Monatsersten von selbst ein. Mit Sollstellung jetzt stellst du sie bis zum nächsten Monat sofort ein.
• Rückwirkend: Sind für Monate vor dem Beginn schon Vorschüsse gestellt, die vom neuen Plan abweichen, wählst du „Unterschied nachfordern“ oder „Nicht nachfordern“. ImmoMVP nennt die Beträge. Der Unterschied wird am gewählten Tag fällig, nicht rückwirkend.
• Beenden und aufheben: Im Menü der Festsetzung kannst du die Vorschüsse beenden („Beenden …“, sie gelten dann nur bis zum Monatsende) oder aufheben („Aufheben …“, schon gestellte, unbezahlte Vorschüsse werden storniert).
• Verbrauch: Positionen nach Verbrauch verteilt der Plan nach den Anteilen der letzten festgeschriebenen Abrechnung. Gibt es keine, verteilt er ersatzweise nach dem Grundkosten-Schlüssel oder den Miteigentumsanteilen.

Sonderumlage

Eine Sonderumlage legst du im Hausgeld an (siehe unten). Du gibst den Zweck, den Gesamtbetrag, den Verteilerschlüssel und an, wohin das Geld fließt: in die Kostentragung oder in eine Rücklage. Du kannst den Betrag mit Rate auf mehrere Tage aufteilen. Die Raten müssen zusammen den Gesamtbetrag ergeben. Mit Sollstellen entsteht je Rate und Einheit eine Forderung an den Eigentümer, der am Tag der Rate eingetragen ist. Danach lässt sich die Sonderumlage nicht mehr ändern.

Hausgeld, Zahlungen und Mahnwesen

Die Fläche Hausgeld zeigt je Einheit und Eigentümer das Hausgeldkonto. Oben stehen „Soll bis heute“, „Gezahlt“, „Rückstände“ und „Guthaben der Eigentümer“. Mit dem Filter Rückstände siehst du nur Konten mit fälligem Betrag. Darunter stehen die Sonderumlagen.

• Hausgeldkonto: Tippe eine Einheit an. Du siehst Saldo, Soll, Ist, „Fälliger Rückstand“, „Noch nicht fällig“ und Guthaben, dazu alle Positionen mit laufendem Saldo. Kontoauszug erzeugt ihn als PDF.
• Schuldner: Schuldner ist, wer bei Fälligkeit eingetragen war. Liegt eine Forderung beim Voreigentümer, kannst du den Schuldner an der Forderung ändern, solange noch nichts darauf gezahlt ist. Eine Forderung stornierst du mit Grund, wenn noch nichts darauf gezahlt ist.
• Guthaben verrechnen: Gibt es ein Guthaben und eine offene Forderung, verrechnest du es im Hausgeldkonto. In der Fläche Hausgeld schlägt ImmoMVP die Verrechnung für mehrere Konten vor („Vorschlag“). Verrechnet wird freies Guthaben auf fällige Forderungen, die älteste zuerst. Gebucht wird erst, wenn du bestätigst. Jede Verrechnung lässt sich im Hausgeldkonto einzeln zurücknehmen.
• Rückstandsliste: Die Liste gibt es als PDF. Sie ist vertraulich und nur für die Verwaltung und den Beirat gedacht.
• Nachbuchen: Hast du nach der Eröffnung noch keine Zahlung gebucht, weist ImmoMVP darauf hin, dass Vorschüsse sonst als Rückstand dastehen.

Zahlungserinnerung

Im Hausgeldkonto eines Eigentümers mit Rückstand tippst du auf Zahlungserinnerung. Du siehst eine Vorschau mit den Forderungen und dem Konto der Gemeinschaft und wählst „Zahlung erbeten bis“ (Vorschlag: in 14 Tagen). Jede Person des Eigentümers bekommt ein eigenes Schreiben mit Zugangsnachweis, per E-Mail oder als Exemplar für die Post. Das lässt sich nicht zurückholen. Die Verwaltung tritt als Absender auf, Antworten gehen an ihre Adresse. Dafür brauchst du am Konto der Gemeinschaft eine IBAN und unter „Absender & Dokumente“ eine E-Mail-Adresse. Das Schreiben nennt weder Mahngebühr noch Pauschale. Nach herrschender Meinung fehlt der Gemeinschaft dafür die Beschlusskompetenz. Hat der Eigentümer ein Guthaben, das den Rückstand deckt, gibt es keine Erinnerung. Verrechne es stattdessen.

Mahnwesen

Das Mahnwesen ist getrennt vom Mahnwesen der Mietverwaltung. Es hat drei Stufen: „Zahlungserinnerung“, „1. Mahnung“ und „Letzte Mahnung“. Es schlägt nur vor. Gemahnt wird erst, wenn du es bestätigst.

1. Prüfe die Vorschläge zum heutigen Stichtag, je Einheit mit Rückstand, Tagen überfällig und Zinsen.
2. Tippe auf Mahnlauf vorbereiten, wähle die Einträge (höchstens 100 je Lauf) und optional „Zahlung erbeten bis“.
3. Bestätige „Mahnungen versenden?“. Du siehst danach je Eintrag, ob die Mahnung versandt wurde.

• Einstellungen: Je Stufe wählst du, ob sie verwendet wird, die Wartezeit, die Zahlungsfrist (3 bis 60 Tage) und einen eigenen Hinweis. Allgemein: Toleranz bei Zahlung, Mindestrückstand, „Verzugszinsen ausweisen“ und „Nachschüsse kalendermäßig“ (Verzug beginnt am Tag nach der Fälligkeit, ohne vorherige Mahnung).
• Zinsen: Verzugszinsen (Basiszins plus 5 Prozentpunkte) werden ausgewiesen, aber nicht gebucht.
• Keine Gebühren: ImmoMVP setzt weder Mahngebühren noch Pauschalen an. Nach herrschender Meinung fehlt der Gemeinschaft dafür die Beschlusskompetenz. Prüfe Sonderfälle mit deiner Kanzlei. Ein eigener Hinweis darf deshalb weder Gebühren noch Pauschalen verlangen noch Maßnahmen androhen, für die ein Beschluss nötig ist. Ein solcher Text wird abgelehnt.
• Guthaben zuerst: Offenes Guthaben oder eine Gutschrift ordnest du zuerst zu, sonst stimmen die Zinsen nicht.

Rücklagen

Die Fläche Rücklagen zeigt je Rücklage den „Stand laut Buch“, „Tatsächlich vorhanden“ (Guthaben auf dem Konto) und die Entnahmen. Liegt das Buch über dem Guthaben, nennt ImmoMVP die Unterdeckung.

• Entwicklung: Anfang, Zuführung, Zinsen, Entnahmen und Ende laut Buch.
• Zuführung laut Plan: Soll im Jahr, bisher gestellt, gezahlt (davon aus Sonderumlagen), offen und die Quote.
• Entnahme buchen: Eine Entnahme braucht einen Beschluss. Verknüpfe ihn beim Buchen, damit die Abrechnung ihn ausweist.

Verteilung nach Verbrauch

Viele Gemeinschaften lesen selbst ab. ImmoMVP kann Kosten dann nach Zählerverbrauch verteilen, statt nur nach Anteilen. Das gilt für Heizkosten und für andere Kostenarten wie Wasser.

1. Erfasse die Zähler an der Wohnung im Wohnhaus, so wie in der Mietverwaltung (siehe Kapitel „Objekte & Mietverträge“).
2. Lege in den Einstellungen einen Schlüssel der Art „Verbrauch“ an. Du wählst die Zählerarten (eine Auswahl gilt für eine Messgröße: Strom und Heizung in kWh, Gas und Wasser in m³), den Verbrauchsanteil, den Schlüssel der Grundkosten und die teilnehmenden Einheiten. Mit „Aus Nebenkosten des Wohnhauses übernehmen“ übernimmst du die Einstellungen des Objekts.
3. Wähle diesen Schlüssel an der Kostenart.

• Heizkosten: Zählerarten sind genau „Heizung“, der Verbrauchsanteil liegt zwischen 50 und 70 Prozent. Der Rest sind Grundkosten. Heizkosten verteilst du entweder alle nach Zählern oder alle laut Messdienst.
• Warmwasser: Bereitet die Heizanlage auch das Warmwasser, trennt ImmoMVP die Kosten nach § 9 HeizkostenV. Du gibst dazu im Schritt „Heizkosten & Verbrauch“ der Jahresabrechnung unter „Warmwasser“ an, ob die Heizanlage auch das Warmwasser bereitet. Bei „Ja“ wählst du den Schlüssel für das Warmwasser, wie die Wärme für das Warmwasser bestimmt wird (Wärmezähler, Volumen und Temperatur oder, als Ausnahme, nach Wohnfläche) und die Energie der ganzen Anlage im Jahr.
• Fehlende Ablesungen: Die Abrechnung nennt sie unter „Fehlende Ablesungen“ mit Ablesung erfassen. Fehlt eine Messung, schätzt ImmoMVP nach dem Durchschnitt je m² und weist das aus. Fehlt für mehr als 25 % der Fläche die Messung, verteilt ImmoMVP die ganze Kostenart nach dem Schlüssel für die Grundkosten.
• Eigentümerwechsel: Mit einer Zwischenablesung teilt ImmoMVP den Verbrauch auf die Eigentumszeiträume auf. Ohne sie ist die Aufteilung geschätzt.

Jahresabrechnung

Die Fläche Abrechnung rechnet aus dem, was im Jahr tatsächlich gezahlt und gebucht wurde, die Gesamtabrechnung und je Einheit die Einzelabrechnung mit der Abrechnungsspitze (Nachschuss oder Anpassung der Vorschüsse). Eine Zahlung zählt in dem Jahr, in dem sie eingegangen ist. Beschlossen werden die Nachschüsse und die Anpassung der Vorschüsse, das Zahlenwerk dient der Vorbereitung. Eine Abrechnung lässt sich erst anlegen, wenn die Eröffnungsbestände festgeschrieben sind. Das Vorjahr muss festgeschrieben sein.

Tippe auf Abrechnung anlegen, wähle das Jahr und arbeite die Schritte ab:

1. Umsätze: Alle Umsätze des Jahres müssen gebucht sein.
2. Kontostände: Trage je Konto den Stand laut Auszug zum 31.12. ein. Das geht erst nach dem Jahresende. Den rechnerischen Stand und die Differenz rechnet ImmoMVP.
3. Heizkosten & Verbrauch: Bei „Heizkosten laut Messdienst“ trägst du die verbrauchten Kosten laut Messdienst und den Betrag je Einheit ein. Bei „Heizkosten nach Zählern“ trägst du die verbrauchten Heizkosten ein und machst die Angaben zum Warmwasser (siehe Verteilung nach Verbrauch). Ohne Eingabe gilt dort „verbraucht = gezahlt“, das bestätigst du beim Festschreiben. Welches Verfahren gilt, steht oben im Schritt und folgt dem Schlüssel der Heizkosten-Kostenart.
4. Vermögen: Forderungen gegen Dritte, Verbindlichkeiten und Vorräte zum 31.12. trägst du von Hand ein. Sie stehen im Vermögensbericht.
5. Prüfen: Du siehst die Gesamtabrechnung, die Einzelabrechnungen und den Vermögensbericht, jeweils als PDF, dazu die Warnungen. Bei einem Eigentümerwechsel teilt ImmoMVP die Einzelabrechnung nachrichtlich nach Eigentumszeiträumen auf.
6. Festschreiben: Tippe auf Abrechnung festschreiben. Das geht erst nach dem Jahresende. Danach lassen sich Umsätze, Buchungen und Zahlungen des Jahres nicht mehr ändern. Die Liste „Was dem Festschreiben entgegensteht“ nennt offene Punkte. Geht die Kontenabstimmung nicht auf, begründest du die Differenz. Mit „Geprüft — trotzdem festschreiben“ bestätigst du Hinweise.
7. Beschluss: Mit Beschluss vorbereiten legst du den Tagesordnungspunkt über die Nachschüsse und die Anpassung der Vorschüsse an. Nach dem Beschluss tippst du auf Nachschüsse und Anpassungen sollstellen, wählst den Beschluss und den Tag, an dem die Nachschüsse fällig werden. Je Einheit entsteht eine Forderung bzw. eine Gutschrift. Das lässt sich nicht wiederholen.
8. Bereitstellen: Mit Einzelabrechnungen bereitstellen geht jedem Eigentümer seine Einzelabrechnung samt Vermögensbericht auf seinem Zustellweg zu: per E-Mail mit Zugangsnachweis oder als Exemplar für die Post. Bei „Erneut senden“ gehen sie noch einmal hinaus. Die Bescheinigung nach § 35a EStG gibt es hier als PDF je Einheit. Sie nennt den Anteil an den begünstigten Beträgen aus deinen Angaben beim Buchen.

• Schuldner des Nachschusses: ImmoMVP ordnet den Nachschuss dem Eigentümer zu, der am beschlossenen Fälligkeitstag eingetragen ist. Bis dahin ist der Schuldner vorläufig. Die Gutschrift ordnet ImmoMVP dem zu, der am Tag des Beschlusses eingetragen ist. Ist das Jahr des beschlossenen Tages schon festgeschrieben, werden die Forderungen mit dem heutigen Tag fällig gestellt.
• Ersetzen: Mit Durch neue Version ersetzen und einem Grund korrigierst du eine festgeschriebene Abrechnung. Sie bleibt als frühere Version stehen, das Jahr wird wieder geöffnet, und es entsteht ein Entwurf. Sind Nachschüsse schon sollgestellt, müssen sie dafür storniert werden. Ist schon darauf gezahlt, nimmst du zuerst die Zahlung zurück.
• Entwurf: Einen Entwurf kannst du löschen. Haben Kosten daraus Übernahmen in die Betriebskostenabrechnung, nimmst du diese zuerst zurück.

Kosten für die Mieter übernehmen

Vermietet ein Eigentümer seine Einheit, kann er die umlagefähigen Kosten in seiner Nebenkostenabrechnung weitergeben. Unter der Abrechnung gibt es die Karte Umlagefähige Kosten für die Betriebskostenabrechnung. Wähle die Einheit. Mit Als Belege für die Nebenkostenabrechnung übernehmen legt ImmoMVP die umlagefähigen Kosten als Belege an der Einheit an, die nur in der Nebenkostenabrechnung zählen. Dafür brauchst du das Schreibrecht für Belege und einen Mietvertrag für die Einheit.

• Hat sich die Abrechnung seit der Übernahme geändert, bringt Aktualisieren die Belege auf den Stand. Übernahme zurücknehmen entfernt sie wieder.
• Nicht umlagefähig sind Verwaltung, Erhaltung und Rücklage.
• In einem Rückfallfall werden die Heizkosten nicht übernommen. Die App sagt dann: „Die Heizkosten wurden nicht übernommen. Trag sie in der Nebenkostenabrechnung von Hand ein.“
• Stehen für dieselben Kosten schon Belege am Haus, warnt ImmoMVP, dass der Mieter sie doppelt zahlen würde.
• Ist die Nebenkostenabrechnung des Jahres schon erstellt, lassen sich die Belege nicht mehr ändern.
• Die Heizkosten bei einem Mieterwechsel teilt die Nebenkostenabrechnung nicht selbst auf. Das beschreibt das Kapitel „Nebenkosten“.

Jahresabschluss

Die Fläche Abschluss zeigt das Jahr aus deinen Geldbewegungen. Das Journal ist abgeleitet. Es ist keine Buchführung mit Bilanz. Die Kontonummern sind ein Vorschlag, stimme sie mit deiner Steuerberatung ab. Einen Abschluss gibt es erst ab dem Jahr der Eröffnungsbestände.

• Banner: „Abschluss Jahr“ nennt den Stand: „festgeschrieben“, „nicht abgestimmt“, „zu prüfen“ oder „in Ordnung“, dazu die Gründe. Kontostand eintragen trägt den Stand zum 31.12. nach, und Festschreiben springt in den Schritt „Festschreiben“ der Jahresabrechnung.
• Kontenabstimmung Bank: Anfang, Einnahmen, Ausgaben, „Ende gerechnet“ und „Ende laut Auszug“ mit der Differenz.
• Bereiche: Salden, Journal, Kontenblätter, Nachweis, Offene Posten und „Nicht zugeordnet“.
• Abgleich: Der Abschluss wird mit der Jahresabrechnung verglichen und weist Abweichungen aus.
• Export: PDF, CSV und DATEV. Vorher musst du in den DATEV-Einstellungen Berater- und Mandantennummer und den Kontenrahmen eintragen. Ist das Jahr noch nicht festgeschrieben, ist der Export „DATEV (vorläufig)“, und du bestätigst das.

Versammlung planen und einberufen

Im Reiter Versammlungen siehst du „Aktuell“ und „Vergangen“. Oben legst du an:

• Versammlung planen: eine Versammlung mit Termin.
• Beschluss ohne Versammlung: ein Umlauf (siehe unten).

1. Tippe auf Versammlung planen. Wähle „Ordentlich“ oder „Außerordentlich“, die Bezeichnung (Vorschlag mit Jahr), Tag, Beginn (HH:MM) und Ort. Du legst einen Entwurf an. Verschickt wird erst mit der Einberufung. Tag und Ort brauchst du spätestens dafür.
2. Unter „Leitung“ trägst du Vorsitz und Protokollführung ein. Den Vorsitz führt der Verwalter, wenn die Versammlung nichts anderes beschließt.
3. Unter „Anschreiben“ kannst du einen freien Text für die Einberufung schreiben und einen Vordruck für Vollmachten als letzte Seite beilegen.
4. Lege mit Punkt hinzufügen die Tagesordnung an (siehe Tabelle). Die Reihenfolge änderst du mit den Pfeilen. Einen Punkt mit Beschlussvorschlag aus Plan oder Abrechnung übernimmst du mit „Aus Vorlage übernehmen“.
5. Prüfe die Karte Bereit zur Einberufung? und tippe auf Einberufung vorbereiten.

Einberufung

In der Vorschau siehst du die Empfänger mit dem Zustellweg (Brief oder E-Mail), kannst Empfänger abwählen und die Einberufung als PDF ansehen. Die Zustellung läuft im Auftrag der Verwaltung mit Zugangsnachweis je Empfänger. Mit „An N Empfänger versenden“ geht sie hinaus.

• Frist: Zwischen dem Zugang der Einberufung und der Versammlung sollen drei Wochen liegen. ImmoMVP rechnet den Zugang mit: bei Post vier Tage nach dem Versand, bei E-Mail am Versandtag. Mit der Einstellung „Absendung genügt“ zählt auch bei Post der Versandtag. Ist die Frist unterschritten, ist das eine Warnung, keine Sperre. Du bestätigst sie mit „Trotzdem versenden“.
• Dringlichkeit: Lassen sich die drei Wochen nicht einhalten, kannst du „Besondere Dringlichkeit“ erklären. Die Begründung steht in der Einberufung.
• Warnungen: Zum Beispiel „Nicht alle geladen“, „Einheit ohne Eigentümer“, „Wortlaut fehlt“ oder „Anteile unvollständig“. Die Warnungen bestätigst du mit einem Haken.
• E-Mail: Dafür brauchst du unter „Absender & Dokumente“ eine Absender-E-Mail-Adresse. E-Mails je Tag sind begrenzt. Reicht das Limit nicht, geht nichts hinaus, und du kannst per Post laden.
• Post: Mit Post-Exemplare herunterladen bekommst du die Exemplare zum Drucken. Mit Zur Post gegeben am … trägst du den Tag ein, ab dem ImmoMVP den Zugang rechnet. Ist ein Empfänger unzustellbar, wählst du „Per Post laden“.
• Außerhalb der App versandt: Hast du anders eingeladen, trägst du den Versandtag ein. Einen Zugangsnachweis je Empfänger gibt es dann nicht.
• Versandprotokoll: Die Karte „Einberufung“ zeigt Empfänger, Per Post, Per E-Mail, Zugestellt, Noch nicht zur Post gegeben und Unzustellbar. Das Versandprotokoll gibt es als PDF.
• Nach dem Versand: Eine versandte Einberufung lässt sich nicht ändern. Tagesordnungspunkte lassen sich nicht mehr löschen, nur in der Versammlung als „nicht behandelt“ kennzeichnen. Ist etwas falsch, sag die Versammlung ab und berufe neu ein.
• Absagen: Versammlung absagen verlangt einen Grund. Die Versammlung bleibt als abgesagt in der Liste. Nach versandter Einberufung sagt ImmoMVP den Eigentümern nicht selbst ab. Informiere sie auf deinem Weg. Ein Entwurf lässt sich löschen.

Versammlung durchführen und Niederschrift

Die Versammlungsseite führt dich durch Vorbereiten, Einberufen, Durchführen und Niederschrift. Die Anwesenheitsliste zum Ausdrucken und Unterschreiben am Eingang gibt es ab der Einberufung, also schon vor dem Termin. Die Durchführung ist für Laptop und Tablet am Versammlungstisch gebaut, auf dem Handy ist sie bedienbar. Jede Eingabe wird sofort gespeichert.

Eröffnen lässt sich die Versammlung erst am Tag der Versammlung. Davor steht dort „Durchführung wird am … freigeschaltet“. Tippe dann auf Versammlung starten. Gibt es keine vermerkte Einberufung, weist ImmoMVP darauf hin, und du bestätigst mit „Trotzdem eröffnen“. Der Ablauf ist geführt: oben eine Schrittleiste, unten ein fester Fuß mit „Zurück“ und der nächsten Handlung. Ein Neuladen setzt am selben Schritt fort.

1. Eröffnen: Du siehst Termin, Ort, Vorsitz, Einberufung und Tagesordnung, dazu die Warnungen zum Bestätigen. Mit Versammlung eröffnen geht es los. Dabei hält ImmoMVP die Stimmrechte mit den heutigen Eigentümern fest. Spätere Änderungen an Eigentümern oder Anteilen ändern eine durchgeführte Versammlung nicht mehr.
2. Anwesenheit: Je Stimmrechtsträger wählst du „Da“, „Vertr.“ oder „Fehlt“. Alle anwesend setzt alle auf einmal. Die Leiste zeigt zum Beispiel „12 von 18 Stimmen · 640 von 1.000 Miteigentumsanteilen vertreten“. Das ist reine Information, eine Prüfung der Beschlussfähigkeit gibt es nicht.
3. Vertretung: Bei „Vertr.“ wählst du, wer vertritt (ein anwesender Eigentümer, der Verwalter oder ein Dritter), den Namen und den Schalter Vollmacht in Textform lag vor. Ohne diesen Haken zählt die Stimme des Vertreters nicht. „Mit Weisung“ vermerkt, dass der Eigentümer das Abstimmungsverhalten vorgegeben hat. Eine Vollmacht kannst du hochladen, das ist freiwillig.
4. Abstimmung: Je Punkt eine Seite. Erfasse die Stimmen mit Alle Ja, Alle Nein oder einzeln (Ja, Nein, Enthaltung). Über „Ungültig oder ausgeschlossen“ vermerkst du mit Grund eine ungültige oder ausgeschlossene Stimme. Ein Zahlungsrückstand ist kein Grund für einen Ausschluss. Das Zählergebnis steht live daneben, mit „Vorschlag der App“. Bei „Bauliche Veränderung“ zeigt ImmoMVP beide Werte; der Grenzfall „genau die Hälfte“ ist als „Grenzfall — rechtlich nicht geklärt“ gekennzeichnet. Stimmt der Verwalter in eigener Sache ab, steht der Hinweis „Der Verwalter stimmt hier als Vertreter ohne Weisung ab.“ Stand ein Punkt nicht in der Einberufung, steht dort „ein Beschluss dazu ist anfechtbar“.
5. Ergebnis verkünden: ImmoMVP zählt und schlägt vor, der Versammlungsleiter verkündet. Im Fenster wählst du „angenommen“ oder „abgelehnt“ (vorbelegt mit dem Vorschlag), kontrollierst den Wortlaut und gibst bei Abweichung vom Zählergebnis eine Begründung an. Mit Verbindlich verkünden trägt ImmoMVP den Beschluss in die Beschluss-Sammlung ein. Das lässt sich nicht zurücknehmen. Auch ein abgelehnter Antrag wird eingetragen. Einen Informationspunkt schließt du mit Als behandelt markieren ab, jeden anderen Punkt kannst du mit Als „nicht behandelt“ kennzeichnen abschließen. Mit „Überspringen“ gehst du weiter, ohne den Punkt zu erledigen. Offene Punkte musst du vor dem Schließen noch verkünden oder als „nicht behandelt“ kennzeichnen.
6. Abschluss: Du siehst alle Punkte mit Ergebnis und trägst das Ende der Versammlung (HH:MM) ein. Mit Versammlung schließen schließt du die Versammlung. Mit Wieder öffnen kannst du sie nochmals öffnen. Die erstellte Niederschrift wird dann ungültig und muss neu erstellt werden.

Niederschrift

1. Tippe auf Erstellen. Du siehst eine Vorschau und kannst sie als PDF ansehen. Sie liegt danach im Ordner des Objekts. Neu erstellen ersetzt sie.
2. Druck die Niederschrift aus und lass sie eigenhändig unterschreiben: vom Vorsitzenden der Versammlung, von einem Wohnungseigentümer und, falls es einen Beirat gibt, von dessen Vorsitzendem oder seinem Vertreter.
3. Tippe auf Datei wählen und lege die unterschriebene Fassung ab. Mit „Zuordnung lösen“ trennst du die Datei wieder von der Niederschrift.
4. Tippe auf Versammlung abschließen. Danach lässt sich an der Versammlung nichts mehr ändern. Die unterschriebene Fassung kannst du auch nach dem Abschluss noch ablegen.

Beschluss ohne Versammlung

Für einen Beschluss ohne Versammlung (Umlauf) tippst du im Reiter „Versammlungen“ auf Beschluss ohne Versammlung. Die Seite ist wie eine Versammlung aufgebaut, aber mit „Beschlussvorlage“ statt Einberufung, „Beschlussvorschlägen“ statt Tagesordnung und einem Rücklauf bis.

1. Lege mit Punkt hinzufügen je Beschlussvorschlag einen Punkt im Wortlaut an. Unter Zustandekommen wählst du „Alle müssen zustimmen“ (alle Wohnungseigentümer stimmen in Textform zu) oder „Mehrheit genügt“. Die Mehrheit genügt nur, wenn die Wohnungseigentümer das für diesen einzelnen Gegenstand beschlossen haben. Wähle dazu den Beschluss aus der Beschluss-Sammlung, der die Mehrheit zulässt.
2. Tippe auf Umlauf starten. Dabei hält ImmoMVP die Stimmrechte mit den heutigen Eigentümern fest. Die Beschlussvorlage kannst du gleich versenden, per E-Mail oder als Exemplar für die Post, mit Zugangsnachweis. Danach lassen sich die Vorschläge nicht mehr ändern.
3. Erfasse unter Rückläufe und Ergebnis erfassen je Eigentümer, dass die Antwort eingegangen ist, und seine Erklärung je Punkt.
4. ImmoMVP nennt den Stand: „Alle haben zugestimmt.“, „Nicht alle haben zugestimmt“ oder „Es fehlen noch Rückläufe“. Bei Unklarheit schlägt ImmoMVP kein Ergebnis vor.
5. Verkünde das Ergebnis wie bei der Versammlung. Du trägst den Tag ein, an dem du das Ergebnis allen Wohnungseigentümern mitgeteilt hast. Der Beschluss kommt erst mit Feststellung und Mitteilung des Ergebnisses zustande. Danach lässt sich der Umlauf abschließen.

Beschluss-Sammlung

Die Beschluss-Sammlung führt jeden Beschluss mit fortlaufender Nummer und Wortlaut. Verkündete Beschlüsse stehen dort automatisch. Die Sammlung ist nur anhängend: Nummern werden nie wiederverwendet, und Einträge lassen sich nachträglich nicht ändern.

• Ansicht: Filter Alle, Angefochten, Aufgehoben und Gelöscht. Du suchst im Wortlaut. PDF erzeugt die Sammlung als Dokument. Jede Zeile nennt Nummer, Wortlaut, Datum und Herkunft („Umlauf“, „Urteil“, „Nachtrag“).
• Eintrag ansehen: Das Detail zeigt Wortlaut, Ort, Datum der Versammlung, Eintragungsdatum und die Vermerke. Bei einer Versammlung führt Zur Niederschrift dorthin.
• Anfechtungsfrist: Zu jedem Beschluss nennt ImmoMVP: „Die Frist für die Anfechtungsklage endet am … (§ 45 WEG). Eine fristgerecht eingereichte Klage kann der Gemeinschaft auch nach diesem Tag zugestellt werden.“ ImmoMVP sagt nie, ob ein Beschluss noch angreifbar ist.
• Vermerk hinzufügen: Du hältst eine Anfechtung (Klage, mit Gericht und Aktenzeichen), einen Ausgang des Verfahrens oder eine Aufhebung (mit Verweis auf den aufhebenden Eintrag) fest. Der Vermerk bekommt das heutige Datum und lässt sich nicht mehr ändern.
• Eintragung löschen: Der Wortlaut wird entfernt. Die laufende Nummer bleibt stehen, und an ihrer Stelle steht der Löschvermerk mit Datum. Das lässt sich nicht zurücknehmen. Du gibst einen Grund an: „Aufgehoben“ (vermerke zuerst die Aufhebung) oder weil der Eintrag keine Bedeutung mehr hat.
• Eintrag nachtragen: Für ein Urteil oder einen Beschluss außerhalb der App. Du wählst „Beschluss der Versammlung“, „Beschluss ohne Versammlung“ oder „Gerichtliche Entscheidung“ und trägst Wortlaut bzw. Urteilsformel, Ergebnis, Datum und Ort ein, bei Urteilen Gericht und Parteien. Der Eintrag bekommt die nächste laufende Nummer.

Vermerke und Löschungen kannst du auch ohne WEG-Modul eintragen. Neue Einträge brauchen das Modul.

Eigentümerportal

Im Reiter Portal der Gemeinschaft lädst du die Eigentümer ins Portal ein, siehst ihren Zugang und gibst Dokumente frei. Eigentümer lesen dort ihr Eigentum, die Schreiben, die du ihnen geschickt hast (zum Beispiel Einladungen zur Versammlung, Einzelabrechnungen und Zahlungserinnerungen), die freigegebenen Unterlagen, die Beschluss-Sammlung und die Versammlungen. Das Portal ist nur lesend und kein Zustellweg: Einberufungen und Abrechnungen verschickst du weiter wie hier beschrieben. Alles Weitere steht im Kapitel „Eigentümerportal“.

Verwaltung beenden, Akte und Löschen

Verwaltung beenden

Verwaltest du eine Gemeinschaft nicht mehr, öffnest du die Übersicht und tippst in der Karte „Einstellungen“ auf Beenden …. Du wählst den Tag, an dem die Verwaltung endet. Alle Daten bleiben erhalten und lesbar. Liegt der Tag in der Zukunft, lässt sich bis dahin alles wie gewohnt ändern, ab diesem Tag nichts mehr. Mit Tag ändern passt du ihn an, mit Beendigung zurücknehmen verwaltest du die Gemeinschaft wieder. Auch ohne Modul geht das. Beendete Gemeinschaften zählen nicht mehr im Kontingent.

Solange eine Verwalterbestellung läuft, bietet ImmoMVP am Objekt keinen neuen Verkauf an (siehe Kapitel „Hausverwaltung“).

Akte exportieren

Die Akte ist ein Paket mit allen Unterlagen der Gemeinschaft, zum Beispiel für die Übergabe an die Gemeinschaft oder eine neue Verwaltung. Der Export geht auch im Lesemodus und nach dem Ende der Verwaltung. Nach dem Beenden zeigt die Gemeinschaft dazu eine Hinweiszeile.

1. Öffne Finanzen › Abrechnung und tippe in der Karte Akte der Gemeinschaft auf Exportieren.
2. Du siehst den Umfang: Einheiten, Eigentümer, Versammlungen, Beschlüsse, Einberufungen, Wirtschaftspläne, Abrechnungen, Umsätze, Belege und Dokumente, dazu ein Verzeichnis, das jede Datei einzeln nennt. Nicht enthalten sind Mietverträge einzelner Einheiten, die Vergütung der Verwaltung, das Zugriffsprotokoll und Nachrichten.
3. Setze den Haken Ich habe den Inhalt geprüft und tippe auf Akte erstellen. Bei vielen Dokumenten kann das einige Minuten dauern. Du kannst das Fenster schließen.
4. Unter „Bisherige Exporte“ lädst du das Paket mit Herunterladen als ZIP-Datei (der Link gilt 60 Minuten). Die Quittung druckst du aus und lässt dir die Übergabe unterschreiben. Mit Übergabe eintragen hältst du fest, wann und an wen du die Akte übergeben hast.

• Die Akte enthält Namen, Anschriften und Zahlungen der Eigentümer. Gib sie nur an die Gemeinschaft bzw. die nachfolgende Verwaltung heraus. ImmoMVP versendet nichts.
• Überschreitet das Paket die Größengrenze, kürzt ImmoMVP es. Die fehlenden Dateien nennt das Verzeichnis (verzeichnis.pdf und verzeichnis.csv). Gib sie gesondert heraus.
• „Datei löschen“ entfernt die ZIP-Datei, der Nachweis des Exports bleibt. Der Nachweis bleibt auch bestehen, wenn es die Gemeinschaft nicht mehr gibt. Du findest ihn in der WEG-Liste unter „Frühere Akten-Exporte“.
• Wer die Akte exportieren darf, hängt an der Rolle: Schreibrecht für „WEG“ und „WEG-Finanzen“.

Löschen

• Gemeinschaft löschen: Das geht nur, solange es keine Versammlung, keinen Beschluss und keine Finanzdaten (Konten, Umsätze, Pläne, Forderungen, Abrechnungen) gibt. Einheiten, Beirat und Bestellungen werden entfernt. Das Objekt und seine Eigentümer bleiben erhalten. Sonst beendest du die Verwaltung.
• Objekt löschen: Die Unterlagen einer Gemeinschaft müssen aufbewahrt werden. Ein Objekt mit Gemeinschaft lässt sich erst nach Ablauf von zehn vollen Kalenderjahren nach dem Ende der Verwaltung endgültig löschen. ImmoMVP nennt dir das Datum.
• Konto löschen: Mit dem Konto werden auch die Daten der Gemeinschaft endgültig gelöscht, ohne Archiv. Exportiere die Akte vorher (siehe Kapitel „Konto & Abo“).

Häufige Fragen

Ich sehe den Eintrag „WEG“ nicht.

Der Eintrag erscheint nur, wenn das Modul für dein Konto freigeschaltet ist oder es schon eine Gemeinschaft gibt. Außerdem brauchst du das Leserecht für „WEG“. Ein Steuerberater sieht den Bereich nicht. Siehe Voraussetzungen.

Ich kann nichts anlegen oder ändern.

Dann ist das Modul nicht freigeschaltet (Lesemodus), das Konto ist im Lesemodus oder die Verwaltung der Gemeinschaft ist beendet. Das Banner nennt den Grund. Mit Mitarbeiter-Zugriff auf einzelne Objekte änderst du nur an diesen Objekten.

„Dein WEG-Modul umfasst 200 Einheiten, 195 sind belegt. Für diese Änderung brauchst du 201.“

Das Kontingent reicht nicht für die Änderung. Schreib an support@immomvp.de, damit wir mehr Einheiten freischalten. Stellplätze und Garagen zählen nicht.

Eine Einheit lässt sich nicht aus der Liste nehmen.

Sie hat schon Buchungen und kann deshalb nicht entfernt werden.

Die Gemeinschaft lässt sich nicht löschen.

Es gibt schon Versammlungen, Beschlüsse oder Finanzdaten (Konten, Umsätze, Pläne, Forderungen, Abrechnungen). Beende stattdessen die Verwaltung.

Ich kann die Versammlung noch nicht starten.

Sie lässt sich erst am Tag der Versammlung eröffnen. Ab der Einberufung kannst du die Anwesenheitsliste aber schon ausdrucken.

Ich habe die Einberufung versandt und will etwas ändern.

Das geht nicht mehr: „Nach der Einberufung nicht mehr änderbar.“ Sag die Versammlung ab und berufe neu ein.

Eine Zahlung steht als Guthaben, obwohl ein Rückstand offen ist.

ImmoMVP verrechnet Guthaben nie von selbst. Verrechne es im Hausgeldkonto mit Guthaben verrechnen oder bestätige den Vorschlag in der Fläche Hausgeld.

Ich kann nichts buchen.

Dann fehlt das Konto der Gemeinschaft oder die festgeschriebene Eröffnung. Das Jahr kann auch schon festgeschrieben sein, oder es liegt vor den Eröffnungsbeständen. Siehe Eröffnungsbestände.

Die Abrechnung lässt sich nicht festschreiben.

Das Jahr muss zu Ende sein, alle Umsätze müssen gebucht sein, und je Konto muss der Stand zum 31.12. eingetragen sein. Bei Verteilung nach Verbrauch müssen die Angaben vollständig sein. Der Schritt „Festschreiben“ nennt, was noch entgegensteht.

Kann ich einen Beschluss in der Sammlung ändern?

Nein. Halte die Änderung mit einem Vermerk fest. „Eintragung löschen“ entfernt nur den Wortlaut, die Nummer bleibt stehen.

Kann ich eine Mahngebühr ansetzen?

ImmoMVP setzt weder Mahngebühren noch Pauschalen an. Nach herrschender Meinung fehlt der Gemeinschaft dafür die Beschlusskompetenz. Prüfe Sonderfälle mit deiner Kanzlei. Verzugszinsen werden ausgewiesen, aber nicht gebucht.